?

Log in

No account? Create an account

Entries by category: наука

В корпоративном Office 365 (в тарифном плане E5) с помощью Microsoft MyAnalytics personal dashboard (личная информационная панель MyAnalytics) и надстройки MyAnalytics для Outlook можно получить точную картину своего рабочего дня при еженедельном обновлении данных. MyAnalytics – наглядный пример использования больших данных для анализа.

Что вы узнаете после прочтения этой статьи?
- Как с помощью личной информационной панели MyAnalytics получить полное представление о своем рабочем времени и показателях взаимодействия?

MyAnalytics поможет вам понять:
- как правильно организовать общение,
- как установить собственные цели,
- сколько времени вы тратите на собраниях,
- сколько времени уходит на работу с почтой и т.д.
Полную аналитическую картину можно получить при совместной работе с коллегами (при полной конфиденциальности).
Согласно недавнему отчету Forrester, повышение производительности труда сотрудников будет главным приоритетом для руководителей среднего звена в следующем году: 96% респондентов указали, что эта задача имеет критический или крайне насущный характер. MyAnalytics предоставляет беспрецедентные возможности анализа поведения, которые можно использовать для повышения производительности, эффективности и мотивированности сотрудников [1].
Вам доступна личная информационная панель MyAnalitics и надстройка MyAnalytics для Outlook. MyAnalytics входит в тарифный план E5 и также доступен для тарифных планов E1 и E3 примерно за 4$ в месяц на одного пользователя.

Сценарий 1. Личная информационная панель MyAnalytics
Задайте еженедельные цели для разных показателей [2], таких как общая продолжительность собраний с вашим участием или полезное рабочее время, а затем проверяйте, насколько приблизились показатели к желаемым результатам. Вы будете получать советы, которые помогут расставить приоритеты в работе и эффективнее использовать время.
Цели пользователей разных подразделений могут сильно различаться. Однако, всегда будет возникать вопрос о том, можете ли вы быть более эффективными при достижении тех же результатов другим способом, например, избегая работы в нерабочее время.
Личная информационная панель предлагает вам информацию о достижении целей по показателям:
- время участия в собраниях,
- время работы с почтой,
- полезное рабочее время,
- внеурочное время.
Каждый из показателей можно изменить с помощью «Изменить цель»:



Хорошим примером может быть работа в неурочное время: рабочее время может быть достаточно гибким и не укладываться в рамки фиксированного графика, например, международные контакты могут предполагать взаимодействие поздно вечером. Но и в этом случае необходимо определить цели – параметры времени работы.
MyAnalitics подсчитывает данные анонимно, поэтому нет никакого сравнения с другими пользователями организации. Однако, каждый из пользователей может поделиться данными MyAnalytics (кнопка «Поделиться»).
Оставайтесь на связи – не пропускайте письма от важных людей (в том числе и из сторонних организаций). Списком можно управлять, отображаются важные и частые письма. Указывается общее время с временем чтения и оклика:




При указании адреса электронной почты руководителя будут показаны дополнительные сведения о вашем взаимодействии с руководителем.
Каждый из показателей имеет более подробные сведения с использованием данных в динамике по неделям, например, «Общее время участия в собраниях», одновременно отображаются привычки проведения собраний. Используемые сведения – время из «Календарь» организации в Office 365.



Признано что в ряде случаев пользователь проводит много времени, работая с электронной почтой. MyAnalitics предоставляет как суммарные данные по созданию сообщений и их прочтению, так и детализированные визуально наглядные действия с почтой. Учитываются только сообщения, которые имеют статус прочтенных. Отправленные сообщения учитываются как для сотрудников в пределах Office 365 организации, так и за её пределами.



Обращает внимание, что полезное рабочее время исключает собрания и вы можете наблюдать еженедельную суммарную тенденцию в росте или уменьшении полезного рабочего времени и наглядно по дням – «Привычки продуктивной работы».



Подробно анализируется внеурочное время, включающее род занятий: собрания и письма. Данные которые используются здесь – это информация календаря и электронной почты.



Сценарий 2. Надстройка MyAnalytics для Outlook
Надстройка MyAnalytics для Outlook позволяет просматривать статистику, по каждому сообщению, электронной почты непосредственно в Outlook и управлять личной информационной панелью. Есть определенные ограничения по количеству отправленных писем для получения информации, подробности можно узнать из справочного материала.




Очевидно, что возможности MyAnalitics со временем будут расширяться за счет использования данных других сервисов Office 365, так, например, в организации основным средством передачи информации может быть выбран чат Microsoft Teams, а не почта Outlook, что заметно увеличит продуктивное рабочее время.


Использованные источники:

1.
Трансформируйте организацию при помощи Microsoft Workplace Analytics
2. Личная информационная панель MyAnalytics
Известно [1], что Project Online — гибкое облачное решение для управления портфелем проектов, призванное помочь в достижении стратегических задач, управлении тактической реализацией проектов и в повседневной работе. Линейка продуктов Microsoft Project позволяет учитывать интересы всех участников проекта и быть в курсе самых последних изменений, новых вопросов, идей и проблем. Как это осуществить? Какие средства при этом использовать?
Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?
- Какие программные продукты Microsoft необходимо использовать для наглядного представления проекта?

Если рассмотреть сквозной пример «Проект внедрения Office 365 в учебном заведении», то вы обратите внимание, что он достаточно объемный.  Для улучшения организации больших проектов, можно связать несколько проектов, создав систему из главного проекта и подпроектов. Например, главный проект по внедрению Office 365 в учебном заведении может включать подпроекты по вопросам организации обучения, создания обучающей среды, организации сопровождения и поддержки пользователей решения. В ходе работы над этим проектом неоднократно будет возникать необходимость презентовать его и в особенности, наглядно доказать необходимость использования подпроектов.
Разбираю, как это сделать с помощью Project Pro, Project Online Office 365, Visio и других программных продуктов Microsoft, используя их замечательную особенность – возможность интеграции.

Сценарий 1. Проект и его презентация. Как донести главное с помощью Project Pro, Outlook, PowerPoint?
Как успешно представить проект? Необходимо подготовить наглядный презентационный материал, основой которого является не множество текстовой информации, а наглядная диаграмма, применительно к рассматриваемому проекту – это временная шкала проекта.
Временную шкалу проекта можно копировать непосредственно из Project Pro в сообщение электронной почты настольного приложения Outlook, в презентацию PowerPoint и возможно сохранение полноразмерного файла для последующего использования.
Рассмотрим это на примере временной шкалы подпроекта проекта «Проект внедрения Office 365 в учебном заведении».


1.   В Project Online Office 365 находим подпроект «Поддержка и обслуживание пользователей Office 365» и открываем его в Project Pro на персональном компьютере.
2.   С левой стороны от изображения временной шкалы нажимаем правую клавишу мыши и в контекстном меню «Копировать временную шкалу» в зависимости от целей выбираем, например:
3.   «Для электронной почты». Открываем Outlook персонального компьютера и вставляем изображение временной шкалы в сообщение, добавляем необходимые пояснения и отправляем письмо для обсуждения сроков выполнения задач проекта.
4.   «Для презентации». Вставляем изображение временной шкалы на нужный слайд презентации PowerPoint.
5.   «Полный размер». Вставляем изображение, например, в Paint и сохраняем файл в графическом формате для дальнейшего использования.

Сценарий 2. Проект и его презентация. Как донести главное с помощью Project Pro, Outlook Office 365 и Sway?



Если возникнет необходимость отправить электронное письмо из Outlook Office 365, то после «Копировать временную шкалу» - «Для электронной почты» в Project Pro, при попытке вставить в сообщение через буфер обмена будет добавлен не рисунок, а текст. Это в ряде случаев тоже удобно в комбинации с рисунком.  Чтобы вставить рисунок, необходимо ранее сохраненный файл из Paint встроить в сообщение: «Встроить рисунок».
В Office 365 можно создать для онлайн-обсуждения презентацию в Sway.




Если воспользоваться возможностью Project Pro в контекстном меню «Копировать временную шкалу» - «Для презентации», то через буфер обмена будет добавлен только текст (также можно скомбинировать текст и изображение временной шкалы), необходимо воспользоваться добавлением файлов-рисунков. Возможен вариант импорта ранее созданной презентации PowerPoint.

Сценарий 3. Visio и Project Pro. Импорт временной шкалы
Если вам потребуется более детализированное представление временной шкалы проекта, то необходимо воспользоваться возможностью импорта данных Microsoft Visio из Project Pro.
Степень детализации представления определяется при работе с мастером импорта временной шкалы Visio в шаблоне «Временная шкала». Сохраненное в виде графического файла изображение временной шкалы может быть использовано в презентациях Sway и PowerPoint.



Рассмотренные возможности интеграции продуктов Microsoft Visio и Project Pro позволяют организовать удобную для пользователя работу по созданию наглядной презентации проекта.

Использованные источники:
1. Microsoft Office Project




Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

изменено 3 апреля, в 13:28



В предыдущих статьях я рассмотрел работу с метаданными в библиотеках документов на сайтах SharePoint Office 365 при построении систем совместной работы с файлами.

Можно заключить, что библиотеки предназначены для хранения файлов. Списки, в свою очередь, для хранения строк данных, которые определяются столбцами, настроенными на хранение определенных типов данных: текста, чисел, даты и времени и т.д., по аналогии с электронными таблицами
Excel. Примечание: в конце статьи я внесу некоторое смущение тем, что в списках
SharePoint могут храниться не только элементы списков, но и вложения, прикрепленные к ним.

В отличие от электронных таблиц, данные списка хранятся в таблице базы данных приложения SQL Server. Подробнее с этой информацией можно ознакомиться в справке
SharePoint:




Списки SharePoint позволяют пользователям при работе с данными применять подходящие представления, стили и ограничения, обеспечивают коллективную работу. Например, если пользователь щелкнет в списке на кнопке «Создать элемент» в настраиваемом списке:




Или нажмет на ссылку «Создайте элемент»:






Тогда у пользователя появится возможность создавать столбцы с различными видами информации – текстом, числами, денежными значениями и т.п. (см. рисунок ниже).






Затем список заполняется данными по строкам и при этом не нужно загружать файлы с информацией и в этом заключается фундаментальное отличие списка от библиотеки, данные в которой могут храниться только в каких-то документах.

Рассмотрим кратко несколько базовых списков, которые можно разместить на сайте путем добавления приложения:





В шаблоне сайта SharePoint Office 365 имеются базовые списки:



  • Ссылки - список содержит лишь поля URL, с примечаниями и описаниями, предназначенными для хранения списка веб-страниц и других ресурсов (ссылки на видео и т.п.).

  • Извещения - список новостей или других кратких записей.

  • Контакты - список, например, преподавателей кафедры.

  • Календарь событий, сроков, собраний.

  • Доска обсуждений – место для обсуждений в стиле групп новостей.

  • Рекомендуемые ссылки, в данном списке отображаются ссылки действий в виде мозаичного представления.

  • Задачи - место для размещения личных и коллективных задач.

  • Отслеживание вопросов - список вопросов или описания проблем относящихся, к, например, конкретному виду деятельности. Здесь можно назначать элементы для выполнения, задавать важность и отслеживать их состояние.

  • Настраиваемый список - создание нужного представления данных с нуля.

  • Настраиваемый список в представлении таблицы - пустой список, который отображается как электронная таблица.

  • Внешний список - список для просмотра данных во внешнем типе контента.

  • Опрос - список вопросов, на которые требуется получить ответы от других людей.

  • Импорт электронной таблицы - создание списка, дублирующего столбцы и контент существующей электронной таблицы.



Чтобы лучше оценить гибкость списков SharePoint

рассмотрим пример с вложениями в списки. Например, при проведении исследовательской работы необходимо собрать информацию по нескольким параметрам. При этом необходимо добавить к элементу списка несколько наработанных в разных программах файлов, чтобы впоследствии систематизировать информацию.

Решение: Для этого во вновь создаваемом списке (в примере - «Настраиваемый список») при изменении представления подключаем столбец «Вложения».


После сохранения представления появится столбец в заголовке которого имеется символ скрепки. Теперь можно добавлять файлы. Во вкладке «ЭЛЕМЕНТЫ», нажимаем кнопку «Вложить файл» и последовательно добавляем необходимое количество файлов.





Напротив названия элемента (в примере - «Описание параметра») появится символ скрепки, чтобы просмотреть файлы-вложения необходимо правой клавишей мыши вызвать контекстное меню и выбрать «Просмотреть элемент».




Вам будут доступны для просмотра вложенные файлы, нажатие на имя файла-ссылку вызовет соответствующее приложение для просмотра содержимого файла или, к примеру, расчета дополнительных параметров в файле Excel:




В следующих частях статьи я рассмотрю практическое применение списков
SharePoint для автоматизации деятельности в сфере образования.


Profile

vedenev
vedenev

Latest Month

October 2019
S M T W T F S
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Tags

Syndicate

RSS Atom
Powered by LiveJournal.com
Designed by Tiffany Chow