?

Log in

No account? Create an account

Entries by category: литература



Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

28 апреля, 11:28



«Настраиваемый список» позволяет создать любой нужный вам список с нуля и с любыми представлениями данных.


Разберем несколько практических примеров создания списков с нуля.

Допустим, на сайте у меня накопилось достаточно много информации по разнообразным проектам, которые вели различные подразделения, в нескольких списках и библиотеках: библиотека документов с описательной частью проектов, чертежами, фотографиями (схемами, рисунками и т.д.) и расчетами.

Моя задача создать единый архив – свести воедино всю разрозненную информацию по проектам. В этом мне поможет возможность
SharePoint
- создание настраиваемого списка.


Создание простейшего варианта такого списка мы уже рассмотрели в первой части серии статей – [Списки в SharePoint Office 365. Часть 1. Краткий обзор]


Для решения поставленной задачи надо воспользоваться возможностью создания в настраиваемом списке столбцов подстановки.

Чтобы создать отношение между двумя списками, в исходном списке нужно создать столбец подстановки. Из целевого списка будут извлекаться одно или несколько значений, если они соответствуют значению в столбце подстановки в исходном списке. При необходимости в исходный список можно добавить дополнительные столбцы из целевого списка. Разберем на примере.

Создадим настраиваемый список с именем «Архив проектов», к столбцу «Название» добавим столбец для дополнительных вложенных файлов для пояснений и дополнений к проекту, затем создадим столбец «Документ проекта» во вкладке «СПИСОК» - «Создать столбец».

В появившемся окне «Создать столбец», задаем имя столбца «Документ проекта» и выбираем тип данных «Подстановка», т.к. у нас в библиотеке «Документы» имеются уже необходимые файлы (возможно, что файла описательной части проекта нет, поэтому в «Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные» оставляем значение по умолчанию - «Нет»:


Далее выбираем откуда мы хотим получить данные «Получить данные из», из раскрывающегося списка выбираем нужное нам имя библиотеки (списка) – «Документы»:



Затем определяем из какого столбца библиотека «Документы» нам нужны данные в создаваемый нами столбец «Документы проекта». В примере выбран «ИД» из соображений, что документов может быть множество, т.е. целая папка документов и что в библиотеке (списке) все элементы имеют уникальные ИД при возможных одинаковых названиях папок. Чтобы видеть название – пометим дополнительное поле «Название» (при необходимости можно отобразить несколько полей из библиотеки в создаваемом списке):




Чтобы было нагляднее отображаем рисунок с фрагментом библиотеки «Документы»:




А теперь отобразим фрагмент списка «Архив проектов» после редактирования и добавления информации (сопоставив два рисунка, видно откуда появилась информация в столбцах: «Документы проекта» - это «ИД» и дополнительное поле - «Название»)



Если нажать на элемент столбца «Документы проекта» - 1 (выделен цветом), то увидим окно «Документы – Архивы» с именем «Архивы» (есть возможность нажать в меню на открыть, т.к. система определяет, что этот элемент – папка):


И мы попадем в папку «Архивы», где могут находиться другие папки и файлы:


Если по каким-то причинам надо внести коррективы в список «Архив проектов», то для этого используют вкладку «СПИСОК» - «Параметры списка» - «Столбцы» и нажимают ссылку-название столбца (в примере «Документ проекта):


Однако, у вас уже не будет возможности изменить «Получить данные из:» (т.е. изменить связанную библиотеку «Документы»), а только столбцы из нее:


Последовательно добавляем в настраиваемы список «Архив проектов» столбцы: «Фотографии проекта», «Расчеты» и «Чертежи». Последние два столбца создаются по аналогии со столбцом «Документы проекта», только в этом случае возможны варианты с различными библиотеками или списками.



Разберем вариант на примере столбца «Фотографии проекта», когда предполагается несколько фотографий-файлов к одному проекту. В этом случае можно выбрать только название фотографий в качестве источника данных из библиотеки «Графики и схемы»:




И тогда при добавлении данных в список мы выбираем из списка необходимые нам по названию графические файлы (в примере выбран один):

Этот файл-фотографию возможно просмотреть, не выходя из списка:


О возможных вариантах организации автоматизации расчетов и действий с элементами в списках мы поговорим в следующей статье.





Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

21 апреля, 09:57

Доски обсуждений дают посетителям сайта возможность общаться на форуме, обсуждая темы по интересам. При этом в сообщении для наглядности можно применить форматированный текст, вставить таблицу, картинку, ссылку на файл и т.д.



При помощи доски обсуждений можно начинать новые обсуждения, а также сортировать и фильтровать существующие.

Порядок работы со списком аналогичен ранее рассмотренным спискам, т.е. выбираем в меню списка «новое обсуждение» или во вкладке «Элементы» - «Создать элемент» - «Обсуждение».



Далее задаем тему для обсуждения, например «Дизайн сайта института», помечаем что это вопрос на который мы хотим получить ответы от других пользователей (можно создавать также разделы без обратной связи, т.е. вопросов от других участников):


Для наглядности добавим веб-часть приложения на главную страницу сайта:




При посещении сайта «Институт» пользователь получает возможность принять участие в обсуждении при помощи списка «Доска обсуждений» - «Обсуждение». Для удобства пользователя обсуждаемые вопросы можно просмотреть в трех представлениях: «Последние», «Мои обсуждения», «Вопросы без ответов», а также информацию об авторах вопросов и ответов.



В отличии от канала новостей, ответом может быть не только текстовая строка с фотографией, но и целая, к примеру, таблица замечаний, данных и т.д.:




Т.е., нажимая в поле «Добавьте ответ», вы получаете возможность вставить ответ в виде форматированного текста:




А для повышения информативности вопроса или ответа (из вкладки «ВСТАВКА») у вас есть возможность добавить таблицу, картинку, ссылку, добавить ссылку на файл из библиотеки сайта («Отправить файл» с локального компьютера) или внешний интернет - ресурс, код внедрения.




Например, если мы добавляем картинку с компьютера, то желательно иметь целевую библиотеку для хранения картинок (по умолчанию имеется библиотека «Активы сайта»). При этом перед сообщением появится характерный значок о наличии картинки в сообщении (см. рисунок веб-части «Обсуждения» на главной странице сайта):



Хочу отметить, что:



1.   Работая в среде SharePoint Office365, всё сложнее отличить, что вы работаете не с Microsoft Office, а с элементами конкретного списка.



2.   При работе со списком «Доска обсуждений» могут активно задействоваться другие списки и библиотеки сайта.




Вроде бы на этом можно было бы закончить статью, но хотелось бы напомнить, что у вас всегда есть возможность тонкой настройки списка в зависимости от потребностей пользователей сайта с помощью параметров списка:



Кроме этого список можно подключить к Outlook, по аналогии с уже рассмотренными ранее списками [Списки в SharePoint Office 365. Часть 4. Списки «Извещения» и «Контакты»], и получить возможность автономного использования списка на локальном компьютере в удобной для вас среде.Вы всегда будете в курсе изменений в обсуждениях, т.к. при очередном входе в сеть данные списка и Outlook локального компьютера (планшета и т.д.) синхронизируются:









Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

изменено 3 апреля, в 13:28



В предыдущих статьях я рассмотрел работу с метаданными в библиотеках документов на сайтах SharePoint Office 365 при построении систем совместной работы с файлами.

Можно заключить, что библиотеки предназначены для хранения файлов. Списки, в свою очередь, для хранения строк данных, которые определяются столбцами, настроенными на хранение определенных типов данных: текста, чисел, даты и времени и т.д., по аналогии с электронными таблицами
Excel. Примечание: в конце статьи я внесу некоторое смущение тем, что в списках
SharePoint могут храниться не только элементы списков, но и вложения, прикрепленные к ним.

В отличие от электронных таблиц, данные списка хранятся в таблице базы данных приложения SQL Server. Подробнее с этой информацией можно ознакомиться в справке
SharePoint:




Списки SharePoint позволяют пользователям при работе с данными применять подходящие представления, стили и ограничения, обеспечивают коллективную работу. Например, если пользователь щелкнет в списке на кнопке «Создать элемент» в настраиваемом списке:




Или нажмет на ссылку «Создайте элемент»:






Тогда у пользователя появится возможность создавать столбцы с различными видами информации – текстом, числами, денежными значениями и т.п. (см. рисунок ниже).






Затем список заполняется данными по строкам и при этом не нужно загружать файлы с информацией и в этом заключается фундаментальное отличие списка от библиотеки, данные в которой могут храниться только в каких-то документах.

Рассмотрим кратко несколько базовых списков, которые можно разместить на сайте путем добавления приложения:





В шаблоне сайта SharePoint Office 365 имеются базовые списки:



  • Ссылки - список содержит лишь поля URL, с примечаниями и описаниями, предназначенными для хранения списка веб-страниц и других ресурсов (ссылки на видео и т.п.).

  • Извещения - список новостей или других кратких записей.

  • Контакты - список, например, преподавателей кафедры.

  • Календарь событий, сроков, собраний.

  • Доска обсуждений – место для обсуждений в стиле групп новостей.

  • Рекомендуемые ссылки, в данном списке отображаются ссылки действий в виде мозаичного представления.

  • Задачи - место для размещения личных и коллективных задач.

  • Отслеживание вопросов - список вопросов или описания проблем относящихся, к, например, конкретному виду деятельности. Здесь можно назначать элементы для выполнения, задавать важность и отслеживать их состояние.

  • Настраиваемый список - создание нужного представления данных с нуля.

  • Настраиваемый список в представлении таблицы - пустой список, который отображается как электронная таблица.

  • Внешний список - список для просмотра данных во внешнем типе контента.

  • Опрос - список вопросов, на которые требуется получить ответы от других людей.

  • Импорт электронной таблицы - создание списка, дублирующего столбцы и контент существующей электронной таблицы.



Чтобы лучше оценить гибкость списков SharePoint

рассмотрим пример с вложениями в списки. Например, при проведении исследовательской работы необходимо собрать информацию по нескольким параметрам. При этом необходимо добавить к элементу списка несколько наработанных в разных программах файлов, чтобы впоследствии систематизировать информацию.

Решение: Для этого во вновь создаваемом списке (в примере - «Настраиваемый список») при изменении представления подключаем столбец «Вложения».


После сохранения представления появится столбец в заголовке которого имеется символ скрепки. Теперь можно добавлять файлы. Во вкладке «ЭЛЕМЕНТЫ», нажимаем кнопку «Вложить файл» и последовательно добавляем необходимое количество файлов.





Напротив названия элемента (в примере - «Описание параметра») появится символ скрепки, чтобы просмотреть файлы-вложения необходимо правой клавишей мыши вызвать контекстное меню и выбрать «Просмотреть элемент».




Вам будут доступны для просмотра вложенные файлы, нажатие на имя файла-ссылку вызовет соответствующее приложение для просмотра содержимого файла или, к примеру, расчета дополнительных параметров в файле Excel:




В следующих частях статьи я рассмотрю практическое применение списков
SharePoint для автоматизации деятельности в сфере образования.



Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru,
изменено 19 марта, в 11:00

Остановимся на решении проблем с упорядочиванием информации в библиотеке
SharePoint
Office
365: создадим специальную библиотеку, откажемся от папок, упорядочим файлы с помощью дополнительных метаданных и обеспечим быстрый поиск, благодаря этим метаданным. Исходим из того, что
SharePoint
позволяет владельцам библиотек добавлять новые столбцы метаданных в библиотеках документов, где хранятся файлы.

Создадим на сайте SharePoint в среде Office 365 специальную библиотеку только для документов
Word
.


В библиотеке «Библиотека файлов Word с метаданными» перейдем во вкладку «БИБЛИОТЕКА»:


В меню нажимаем на кнопке «Создать столбец»:

Называем этот столбец «Для специальности», выбираем тип данных столбца «Выбор (меню)», в текстовом поле «Введите варианты выбора» удаляем предложенный текст и вводим строки ИТ, БСТ, АСУОИ (буквенные коды специальностей), как показано на рисунке ниже:


Очищаем поле «Значение по умолчанию», оставляя остальные параметры без изменений и нажимаем кнопку ОК.


Добавляем файлы в библиотеку традиционным перетаскиванием (как вариант).



При просмотре библиотеки мы увидим, что поле «Для специальности» пустое:



Чтобы напротив имени файла был указан буквенный код специальности,


необходимо во вкладке «ФАЙЛЫ» выбрать нужный для изменения свойств в поле «Для специальности» файл (выделяется синим цветом), затем нажать кнопку «Изменить свойства».


Далее открыть список вариантов для поля «Для специальности» и выбрать нужный, затем нажать кнопку «Сохранить», после этого в библиотеке напротив имени файла появится буквенный код специальности.


Если Вы хотите это сделать сразу для всей библиотеки документов, то можно воспользоваться вкладкой «БИБЛИОТЕКА» и кнопкой «Быстрое редактирование»


В режиме быстрого редактирования в столбце «Для специальности» в каждой строке поочередно с помощью раскрывающегося списка выбираем нужный текстовый код специальности.


После завершения редактирования можно быстро искать файлы в Office 365 для специальностей по буквенному коду (метаданным) без создания дополнительных вложенных папок, независимо от общего количества файлов в библиотеке и на всех сайтах, но после индексирования изменений через некоторое время.


Результаты поиска:


Profile

vedenev
vedenev

Latest Month

October 2019
S M T W T F S
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Tags

Syndicate

RSS Atom
Powered by LiveJournal.com
Designed by Tiffany Chow