Category: литература

Category was added automatically. Read all entries about "литература".

Просто о Microsoft Office 365. Библиотека сайта SharePoint в каналах групп Microsoft Teams

Office 365 – это набор интегрированных сервисов, позволяющий организовать коллективную учебную работу. Компоненты сайтов SharePoint библиотеки и списки не являются исключением. Основная их особенность в сравнении с простыми, например, файловыми хранилищами в том, что они имеют множество возможностей для настройки и обеспечения коллективной работы с информацией [1-4]. Интеграция позволяет добавить возможности эффективной работы с контентом на сайтах SharePoint к расширенным возможностям организации коммуникаций в Microsoft Teams [2].

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

- Особенности использования библиотек сайтов SharePoint в каналах групп Microsoft Teams.

Если вы в ходе организации электронного обучения в единой информационно-образовательной среде Office 365 сталкиваетесь со следующими ситуациями:

- базовый контент дисциплины (модуля) изучает много разнообразных по составу и уровню подготовки групп обучаемых;

- базовый контент обновляется сравнительно не часто;

- вы должны организовать межпредметные связи, повторение пройденного материала, в ходе обучения вам необходимо обратиться к многочисленным материалам других дисциплин;

- вам необходимо обеспечить адаптивность среды обучения;

- необходимо обеспечить одновременное обучение нескольких групп обучаемых;

- вам необходимо обеспечить гибкое администрирование учебными ресурсами, то в этом случае целесообразно за основу ИОС взять Microsoft Teams в сочетании с сайтами SharePoint [2].

Collapse )

Microsoft Office 365 в образовании. Метаданные и библиотеки документов сайтов SharePoint

В ходе создания информационно-образовательной среды с использованием библиотек документов сайтов SharePoint Office 365 [1,2] в случае использования библиотек документов с большим объемом информации для эффективной организации документов в библиотеке необходимо воспользоваться метаданными [3].

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

- Как организовать работу с большим объемом информации из библиотек документов современных сайтов SharePoint Office 365 с помощью метаданных?

Метаданные или «данные о данных» [3] связаны с каждым созданным файлом, например, у каждого файла имеется имя, даты создания, модификации и значительный ряд других описательных данных. Владельцы библиотек документов SharePoint могут добавлять новые столбцы метаданных в библиотеки с целью обеспечения эффективного поиска полезной информации при совместной работе с большим массивом документов библиотеки.
Современные сайты SharePoint и их библиотеки документов представляют пользователю упрощенные возможности использования метаданных в сравнении с предыдущими решениями [4-6].
Рассматриваю особенности современного подхода в организации больших библиотек документов сайтов SharePoint Office 365 с помощью метаданных в отдельных сценариях.

Сценарий 1. Метаданные и современные сайты SharePoint Office 365

В ходе повышения квалификации педагогов на этапе подготовки [7] к организации обучения с помощью материалов библиотек документов современных сайтов SharePoint необходимо уделить внимание особенности организации файлов в библиотеках с помощью метаданных с целью построения эффективного обучения с использованием необходимого объема материала.
На схеме разобран пример организации материалов библиотеки документов обучающего сайта SharePoint с помощью добавления столбца с дополнительными метаданными «Тип ресурса»:
- в библиотеке документов «Документы», созданной по умолчанию, в перечне столбцов в крайней правой позиции имеется возможность добавить новый столбец с метаданными. Для этого необходимо нажать на «+»,
- далее выбрать формат данных нового столбца. В примере – это «Выбор»,
- в правой панели окна «Создание столбца» ввести обязательное имя столбца и наименование данных для выбора.
- после этого в таблице появится новый столбец «Тип ресурса» без данных. Чтобы добавить данные, необходимо нажать в меню «Быстрое редактирование» и последовательно для всех новых ресурсов библиотеки документов выбрать из списка нужный тип ресурса и по завершении нажать кнопку «Готово».
- регулярное добавление новых метаданных позволяет организовать сортировку, фильтрацию данных [5] и разные представления для одного набора данных [6].



Сценарий 2. Сортировка, фильтрация и разные представления одного набора данных в библиотеках документов современных сайтов SharePoint

После добавления дополнительных метаданных (в примере дополнительно добавлен столбец с пояснениями к каждому файлу, см. схему ниже) можно:
- организовать фильтрацию данных по выбранному типу метаданных,
- изменить представление данных с сохранением представления для дальнейшего использования.




Сортировка данных осуществляется традиционном образом: в заголовке столбца библиотеки документов выбирается порядок сортировки.
В случае перемещения файла из библиотеки, например, в OneDrive для бизнеса появится предупреждающее сообщение о потере дополнительных свойств (дополнительных метаданных).

Использованные источники:

1.
Microsoft Office 365 в образовании. Веб-квест для педагогов. SharePoint сайт группы
2. Microsoft Office 365 в образовании. Построение информационно-образовательной среды средствами Microsoft Teams и сайтов SharePoint
3. Метаданные в Office 365. Часть 1
4. Метаданные в Office 365. Часть 2
5. Метаданные в офис 365. Часть 3. Сортировка и фильтрация
6. Метаданные в офис 365. Часть 4. Разные представления для одного набора данных
7. Microsoft Office 365 в образовании. Веб-квест для педагогов. Введение

Microsoft Office 365 в образовании. Планируем учебную работу: Microsoft Bookings

Сервис Microsoft Bookings помогает всем работникам учебного заведения планировать встречи, консультации, дополнительные мероприятия для всех сторон учебного процесса.

Что вы узнаете после прочтения этой статьи?
- Как с помощью Microsoft Bookings сделать проще планирование различных мероприятий?

Позиционируется, что сервис Bookings — простая и удобная альтернатива назначению встреч по телефону. С помощью персонализируемой общедоступной веб-страницы все участники учебного процесса смогут подбирать подходящее время и назначать встречи круглосуточно и без выходных. Вы получаете закрытый календарь для управления собственным графиком, а также автоматические подтверждения и напоминания, которые помогают экономить время [1].
Т.е. педагоги могут организовать планирование консультаций для обучаемых, встреч с родителями и т.д. Административные работники учебного заведения могут организовать планирование встреч по различным вопросам со всеми сторонами учебного процесса.
Microsoft Bookings состоит из трех основных компонентов [2]:

  • Страница резервирования, где всем сторонам учебного процесса предоставлена возможность планировать встречи с педагогами и административными работниками учебного заведения. Педагог или сотрудник должен сформировать страницу и опубликовать ссылку на страницу. Ссылку на страницу можно опубликовать на Facebook учебного заведения, где внешние пользователи смогут планировать встречи.

  • Набор бизнес ориентированных веб-страниц, где сотрудники учебного заведения могут записать параметры одной из сторон учебного процесса, осуществлять управление списками сотрудников, управлять рабочим временем сотрудников, определять услуги и их цены, задавать рабочие часы и изменять планирование встреч.

  • Мобильное приложение, с помощью которого сотрудники учебного заведения могут просматривать все резервирования, получать доступ к спискам и контактным данным, а также вручную создавать резервирования (для тех, кто предпочитает телефонные звонки).


Сценарий 1. Организация консультаций педагогом в Microsoft Bookings
Последовательность начала работы с Bookings отображена в статье [3]. Разбираю пример организации педагогом планирования консультаций:


Пояснения к схеме:
1.   Перед формированием страницы резервирования отдельного педагога и публикацией ссылки на эту страницу на общедоступном ресурсе надо создать описание возможных вариантов проведения консультаций в «Услуги» (очно, онлайн и т.п.).
Затем в «Сотрудники» установить дни и время проведения консультаций в разделе «Доступность»:



3. Сформировать страницу резервирования и опубликовать ссылку (см. сценарий 2).

Сценарий 2. Планирование встреч внешними пользователями в Microsoft Bookings
Обучаемые, родители другие заинтересованные стороны учебного процесса могут запланировать время встречи как очной, так и онлайн с помощью страницы резервирования в последовательности, которая описана в сценарии 2 статьи [3] с помощью различных устройств:



Использованные источники:

1. Веб-сервис планирования, который понравится вашим клиентам
2. Добро пожаловать в Microsoft Bookings
3. Office 365 для бизнеса. Планируем встречи: Microsoft Bookings

Office 365 для бизнеса. Планируем встречи: Microsoft Bookings

Сервис Microsoft Bookings помогает владельцам небольших компаний планировать встречи со своими клиентами и заказчиками и управлять ими [1].
Что вы узнаете после прочтения этой статьи?
- Как с помощью Microsoft Bookings сделать проще планирование встреч?

Сервис Bookings — простая и удобная альтернатива назначению встреч по телефону. С помощью персонализируемой общедоступной веб-страницы ваши клиенты смогут подбирать подходящее время и назначать встречи круглосуточно и без выходных. Вы получаете закрытый календарь для управления собственным графиком, а также автоматические подтверждения и напоминания, которые помогают экономить время [1].
Веб-инструменты планирования упрощают процесс планирования встреч и позволяют избавиться от телефонных переговоров. А для клиентов, которые все же предпочитают телефон, вы сможете добавлять информацию в календарь вручную, и соответствующие напоминания будут высылаться вам как обычно.
Microsoft Bookings состоит из трех основных компонентов [2]:

  • Страница резервирования, где клиентам предоставлена возможность планировать встречи с сотрудниками компании. Сотрудник должен сформировать страницу и опубликовать ссылку на страницу. Ссылку на страницу можно опубликовать на Facebook организации, где клиенты смогут планировать встречи.

  • Набор бизнес ориентированных веб-страниц, где сотрудники компании могут записать параметры клиента, осуществлять управление списками сотрудников, управлять рабочим временем сотрудников, определять услуги и их цены, задавать рабочие часы и изменять планирование встреч.

  • Мобильное приложение, с помощью которого сотрудники компании могут просматривать все резервирования, получать доступ к спискам и контактным данным клиентов, а также вручную создавать резервирования (для тех, кто предпочитает телефонные звонки).


Сценарий 1. Работа сотрудников с Microsoft Bookings. Варианты
Последовательность начала работы с Bookings отображена в инструкции [2]. Что вы должны последовательно сделать:
Шаг 1. Ввод сведений о компании
Шаг 2. Задание политик планирования
Шаг 3. Определение услуг
Шаг 4. Создание списка сотрудников
Шаг 5. Настройка часов работы сотрудника
Шаг 6. Планирование нерабочих дней и отпусков
Шаг 7. Публикация или отмена публикации страницы резервирования
Шаг 8. Создание резервирований и назначение сотрудников



Какие имеются варианты использования Microsoft Bookings?
- можно задействовать несколько сотрудников организации, организует ввод информации руководитель, клиенту предоставляется право выбора сотрудника на странице резервирования;
- каждый сотрудник самостоятельно работает с Microsoft Bookings и создает свою страницу резервирования (см. рис.).
Какие преимущества получает организация?
- планирование встреч с клиентами позволяет эффективно использовать рабочее время сотрудников;
- для клиентов имеется возможность управлять встречами с сотрудниками организации.
Мобильное приложение Microsoft Bookings позволяет организовать работу мобильных сотрудников вне офиса:



Сценарий 2. Планирование встреч клиентом в Microsoft Bookings
Последовательность действий клиента:
- войти на страницу резервирования по ссылке, опубликованной или на сайте компании или в социальных сетях (пример). На странице (имеются пояснения):
- выбрать услугу;
- выбрать время (обратить внимание на часовой пояс);
- добавить контактные данные;
- при необходимости можно добавить заметку-пояснение по планируемой встрече;



- нажать кнопку «Зарезервировать»;
- в случае отсутствия какого-либо параметра будет выдано предупреждение об ошибке;
- если все параметры установлены правильно появится сообщение «Благодарим за использование нашей услуги для резервирования! Скоро вы получите письмо с подтверждением»;
- в новом окне вам будут предложены варианты управления своим резервирование: «Переназначить», «Отменить резервирование», «Создать резервирование» и краткая информация о текущем резервировании.



- на почту вам поступит письмо с подтверждением резервирования, вложенным файлом booking.ics для добавления в календарь события и кнопкой для управления резервированием, которая направит вас к знакомому уже окну (рассмотрено ранее) управления резервированием;
- накануне (за день) запланированного мероприятия в почту поступит сообщение – напоминание о предстоящем событии с указанием даты и времени.


Использованные источники:

1. Веб-сервис планирования, который понравится вашим клиентам
2. Добро пожаловать в Microsoft Bookings

Организация обучения с помощью приложения «Средство создания записных книжек» на сайте SharePoint

Средство создания записных книжек (OneNote для занятий) позволяет преподавателям за считаные минуты подготовить идеальную образовательную среду. С помощью этого приложения для SharePoint Office 365 преподаватели могут быстро создать личное пространство для каждого учащегося, библиотеку содержимого для раздаточных материалов, а также область для совместной работы на занятиях и обсуждения творческих заданий — и все это в одной записной книжке OneNote.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?
- Как использовать OneNote?
- Как создать единое пространство для обсуждения материалов на базе OneNote?
- Как использовать другие сервисы Office 365 для решения общих учебных задач?
- Где находятся записные книжки?
- Как получить информацию о создании дополнительных записных книжек?
- Как добавить учащегося в записную книжку?

Продолжаю тему использования приложений для расширения возможностей сайтов SharePoint применительно к организации образовательного пространства. Известно, что OneNote — это не просто программное обеспечение, а целая платформа для учебы и обучения [1].  В краткой справке сказано, что Microsoft OneNote — это программа для создания быстрых заметок. Особенность этой программы в том, что она появилась в связи с развитием платформы планшетных компьютеров. OneNote предназначен для ведения коротких заметок — это особенно удобно мобильным пользователям.
Рабочее пространство OneNote представляет собой пустой лист (полотно), в любом месте которого можно делать текстовые и рукописные заметки, рисунки, а также записывать голосовые комментарии. Также информацию в OneNote можно перетаскивать мышью из окна браузера. В данной программе отсутствует иконка «Сохранить», так как введённые данные сохраняются автоматически. Сделанные записи можно отправлять по электронной почте как в формате HTML, так и в виде вложенного файла OneNote.
OneNote существует как настольное приложение и как онлайн-сервис, кроме того имеется приложение для сайтов SharePoint «Средство создания записных книжек».
Средство создания записных книжек OneNote для занятий позволяет преподавателям (организаторам) за считаные минуты подготовить идеальную образовательную среду. Для приложения существует обширный справочный материал по использованию и установке, а также учебное видео об основных возможностях [1-8], поэтому с помощью этого приложения для SharePoint Office 365 преподаватели могут быстро создать личное пространство для каждого учащегося, библиотеку содержимого для раздаточных материалов, а также область для совместной работы на занятиях и обсуждения творческих заданий — и все это в одной записной книжке OneNote. С записными книжками OneNote для занятий преподаватель может сосредоточиться непосредственно на обучении, а не на программном обеспечении и устройствах. При этом обмен работами учащихся и отзывами преподавателей происходит в автоматическом режиме.

  Сценарий 1. Добавляем приложение (недавно стала доступна возможность воспользоваться приложением непосредственно из меню приложений) «Средство создания записных книжек» на сайт SharePoint Office 365 «Повышение квалификации преподавателей» и организуем коллективное обсуждение вопросов повышения квалификации преподавателей с помощью Skype для бизнеса и OneNote [3,8].
Использование приложения «Средство создания записных книжек» в Office 365 позволяет воспользоваться всем комплексом интегрированных в решении приложений.
Так, например, в ходе занятий по повышению квалификации преподавателей можно не только быстро организовать совместную работу над методическим материалом, но и средствами программы OneNote на персональном устройстве и с использованием вложения OneNote в Skype для бизнеса (ранее Lync [3]) обсудить все возникающие вопросы.
Одновременно:
·         Преподаватели, повышающие квалификацию (учащиеся), могут создавать наглядные заметки, добавляя изображения, текст, распечатки, таблицы, рукописные фрагменты и файлы в любую точку полотна OneNote. Кроме этого можно добавить ссылки на любой материал как внутри Office 365 учебного заведения, так и за его пределами.
·         Преподаватели, проводящие занятия, могут следить за успеваемостью каждого учащегося, за его успехами и сложностями. Это позволяет им контролировать весь образовательный процесс: от ведения заметок, до решения проблем и достижения результатов с любого устройства, имеющего доступ к сети Интернет.
·         Самостоятельные (дополнительные задания, домашние задания) будут воспринимаются совершенно по-новому, т.к. учащиеся могут получать советы и рекомендации от преподавателей прямо во время работы.
·         Быстрая синхронизация страниц способствует творческому взаимодействию между всеми участниками учебного процесса.
·         Дополнительные средства коммуникаций позволяют быстро обсуждать вопросы в режиме реального времени.
·         Информация о добавлении к группе (дополнительному преподавателю или обучаемому) поступает в почту Outlook. По почте можно пересылать ссылки на записные книжки для имеющих к ним доступ.
Порядок добавления приложения на сайт наглядно описан в статье «Installing the OneNote Class Notebook App: A Guide for IT Administrators in Schools» [8].



   Сценарий 2. Где находятся записные книжки? Как получить информацию о создании дополнительных записных книжек? Как добавить учащегося в записную книжку?
1.   Доступ к папке со всеми записными книжками созданных с помощью приложения «Средство создания записных книжек» можно получить владельцу сайта по ссылке «Записные книжки класса» (создается при добавлении приложения по умолчанию). Затем необходимо выбрать в библиотеке нужную записную книжку – файл и нажать на имя-ссылку.
2.   Справочная информация о порядке создания дополнительных записных книжек и добавлении пользователей находится в самой записной книжке в разделе «Добро пожаловать» на странице «Часто задаваемые вопросы: записные книжки OneNote для занятий».
3.   Чтобы создать записную книжку или добавить пользователей достаточно запустить средство создания записных книжек OneNote для занятий с меню быстрого доступа сайта. В примере, ссылка в меню – «Средство создания записных книжек OneNote для занятий».



4.   Для создания записной книжки (или при добавлении новых пользователей) выполняем необходимые действия в средстве создания записных книжек OneNote, которые сопровождаются отдельными пояснениями и средство создания записных книжек имеет самостоятельное меню быстрого доступа с перечнем основных этапов выполняемых действий. После добавления в записную книжку пользователь автоматически получает письмо в Outlook со ссылкой на записную книжку.



Использованные источники:
1.   OneNote for teachers http://www.onenoteforteachers.com/
2.   OneNote: начало работы https://support.office.com/ru-ru/article/OneNote-%d0%bd%d0%b0%d1%87%d0%b0%d0%bb%d0%be-%d1%80%d0%b0%d0%b1%d0%be%d1%82%d1%8b-020b2cd0-2e7e-4918-8e58-f434953acca2?d=2012-12-31+00%3a00%3a01&CorrelationId=b8a40f72-643e-438b-b4ea-a162affe3850&ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
3.   Microsoft Office 365 в образовании. Lync. Управление заметками OneNote. Управление содержимым для показа: рабочий стол. Вложения http://blogs.technet.com/b/tasush/archive/2015/03/12/lync_2d00_upravlenie_2d00_zametkami_2d00_onenote_2d00_upravlenie_2d00_soderzhimym_2d00_dlja-pokaza.aspx
4.   OneNote: запись заметок на слайдах https://support.office.com/ru-ru/article/OneNote-%d0%b7%d0%b0%d0%bf%d0%b8%d1%81%d1%8c-%d0%b7%d0%b0%d0%bc%d0%b5%d1%82%d0%be%d0%ba-%d0%bd%d0%b0-%d1%81%d0%bb%d0%b0%d0%b9%d0%b4%d0%b0%d1%85-d02ed84f-2c23-4e38-bc44-0a9f4afa1c53?d=2012-12-31+00%3a00%3a01&CorrelationId=53b0d41a-58b3-448f-8b93-19376015f450&ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
5.   OneNote помогает преподавателям и учащимся достигать цели обучения http://blogs.technet.com/b/tasush/archive/2015/02/10/onenote_2d00_pomogaet_2d00_prepodavateljam_2d00_i_2d00_uchashhimsja_2d00_dostigat_2d00_celi_2d00_obuchenija.aspx
6.   Записные книжки OneNote — гибкая цифровая платформа для преподавания и обучения http://blogs.technet.com/b/tasush/archive/2015/02/05/gibkaja_2d00_cifrovaja_2d00_platforma_2d00_dlja_2d00_prepodavanija_2d00_i_2d00_obuchenija.aspx
7.   Обновления поиска изображений Bing и проверки орфографии OneNote и OneNote Online http://blogs.technet.com/b/tasush/archive/2015/04/21/obnovlenija_2d00_poiska_2d00_izobrazhenij_2d00_bing_2d00_i_2d00_proverki_2d00_orfografii_2d00_onenote_2d0048042d00_onenote_2d00_online-.aspx
8. Installing the OneNote Class Notebook App: A Guide for IT Administrators in Schools https://support.office.com/en-us/article/Installing-the-OneNote-Class-Notebook-App-A-Guide-for-IT-Administrators-in-Schools-db064f51-ae7f-440d-a89b-5d4120d873e2?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Списки в SharePoint Office 365. Часть 11. Каскадное удаление





Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

30 апреля, 09:42


В завершении серии статей, рассмотрим возможностью обеспечить целостность данных в связанных списках.

При создании столбца подстановки с помощью элементов пользовательского интерфейса доступен параметр «Обеспечить поведение отношения» (см. рисунок ниже).


Этот параметр может принимать одно из двух значений: «Ограниченное удаление» или «Каскадное удаление». Если выбрано значение «Ограниченное удаление», элементы в родительском списке не удаляются, если на них ссылается как минимум один элемент в дочернем списке. Если выбрано значение «Каскадное удаление», при удалении элемента из родительского списка также удаляются все связанные элементы из дочернего списка.

Цель ограничения на удаление — обеспечение целостности данных. Ограничение применяется для того, чтобы избежать ситуации, в которой элемент, содержащий поле подстановки, указывает на несуществующий элемент в целевом списке.

В предыдущих статьях я рассмотрел десять различных вариантов использования списков SharePoint Office 365:


1.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 1. Краткий обзор;


2.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 2. Список «Ссылки» и организация перевернутого обучения;


3.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 3. Список «Рекомендуемые ссылки»;


4.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 4. Списки «Извещения» и «Контакты»;


5.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 5. Список «Опрос». Организация опросов;


6.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 6. Список «Доска обсуждений». Организация информативного форума на сайте;


7.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 7. Список «Календарь». Объединение календарей.


8.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 8. Списки «Задачи» и «Отслеживание вопросов»


9.   Списки в SharePoint Office 365. Часть 9. Список «Настраиваемый список». Связывание списков и библиотек

Списки в SharePoint Office 365. Часть 10. Список «Настраиваемый список в представлении таблицы». Автоматизация расчетов. Связывание списков


Списки в SharePoint Office 365. Часть 10. Список «Настраиваемый список в представлении таблицы»



Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

29 апреля, 11:19


Списки в SharePoint Office 365. Часть 10. Список «Настраиваемый список в представлении таблицы». Автоматизация расчетов. Связывание списков

Продолжаем рассматривать списки SharePoint и одновременно рассматриваем практические примеры. Эта статья является продолжением предыдущей [Списки в SharePoint Office 365. Часть 9. Список «Настраиваемый список». Связывание списков и библиотек].


Рассмотрим как можно с помощью настраиваемого списка в представлении таблицы автоматизировать расчеты.


Порядок работы со списком аналогичен рассмотренному уже ранее настраиваемому списку. При создании нового списка мы по умолчанию имеем всего три столбца:




Допустим нам необходимо провести расчет определенных параметров, исходя из значений столбцов списка. Сначала добавляем (удобным вам способом) числовые столбцы со значениями, которые будут вносить пользователи:




Затем создаем вычисляемые столбцы:




В результате получаем список в котором при занесении исходных данных проводится автоматический расчет параметров. Очевидно, что имена столбцам необходимо давать такие, чтобы пользователям было понятен смысл информации таблицы.



Обращает внимание, что, например, сумму параметров автоматически получить можно только в строке, а не в столбце. Однако, у нас имеется возможность экспортировать список в Excel и провести дополнительные расчеты.


В примере проведено суммирование данных столбца.



Как вариант, можно внести в книгу Excel все необходимые расчетные формулы и организовать расчет в Excel, с публикацией файла в библиотеке документов
SharePoint и внесения изменений в объединенный список (в примере «Архив проектов»)


Если вынести структуру списка «Расчет параметров» на обсуждение [см. Списки в SharePoint Office 365. Часть 6. Список «Доска обсуждений». Организация информативного форума на сайте], то мы получим замечание о неудобстве работы со списком:


Некоторые типы списков поддерживают работу с формами InfoPath (InfoPath устанавливается предварительно на локальном компьютере):




Во вкладке «СПИСОК» (в примере, это список «Расчет параметров») нажимаем кнопку «Настройка формы». Система работает интеллектуально: после установки соединения со списком SharePoint, InfoPath автоматически создает форму в которой исключаются вычисляемые столбцы. Вносим необходимые текстовые изменения для заполняемых полей:




Изменяем дизайн макета формы (одновременно мы можем добавить доступные нам поля из списка) и нажимаем в панели быстрого доступа кнопку быстрого сохранения:


У нас имеются и другие возможности публикации формы:



Предусмотрен автономный режим с формой, есть возможность сохранения шаблона формы InfoPath на локальном компьютере и иногое другое, что упрощает работу с данными списка SharePoint:




После публикации формы вам доступны возможности редактирования непосредственно из меню «СПИСОК» списка:




И самое важное – можно редактировать веб-часть формы для последующей публикации формы на сайте (вкладка «ВЕБ-ЧАСТЬ»).



Опубликуем созданную форму на главной странице сайта. На картинках ниже отображена последовательность действий:








При настройке веб-части формы ограничим целевую аудиторию и форма будет доступна только назначенным владельцем сайта пользователям, которые имею право вносить данные:


Теперь мы можем добавить столбец в список «Архив проектов» со значением каких-то промежуточных расчетов по конкретному проекту:


В результате получим видоизмененный список «Архив проектов» (порядок создания списка описан здесь:
[Списки в SharePoint Office 365. Часть 9. Список «Настраиваемый список». Связывание списков и библиотек]).




Списки в SharePoint Office 365. Часть 9. "Настраиваемый список". Связывание списков и библиотек



Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

28 апреля, 11:28



«Настраиваемый список» позволяет создать любой нужный вам список с нуля и с любыми представлениями данных.


Разберем несколько практических примеров создания списков с нуля.

Допустим, на сайте у меня накопилось достаточно много информации по разнообразным проектам, которые вели различные подразделения, в нескольких списках и библиотеках: библиотека документов с описательной частью проектов, чертежами, фотографиями (схемами, рисунками и т.д.) и расчетами.

Моя задача создать единый архив – свести воедино всю разрозненную информацию по проектам. В этом мне поможет возможность
SharePoint
- создание настраиваемого списка.


Создание простейшего варианта такого списка мы уже рассмотрели в первой части серии статей – [Списки в SharePoint Office 365. Часть 1. Краткий обзор]


Для решения поставленной задачи надо воспользоваться возможностью создания в настраиваемом списке столбцов подстановки.

Чтобы создать отношение между двумя списками, в исходном списке нужно создать столбец подстановки. Из целевого списка будут извлекаться одно или несколько значений, если они соответствуют значению в столбце подстановки в исходном списке. При необходимости в исходный список можно добавить дополнительные столбцы из целевого списка. Разберем на примере.

Создадим настраиваемый список с именем «Архив проектов», к столбцу «Название» добавим столбец для дополнительных вложенных файлов для пояснений и дополнений к проекту, затем создадим столбец «Документ проекта» во вкладке «СПИСОК» - «Создать столбец».

В появившемся окне «Создать столбец», задаем имя столбца «Документ проекта» и выбираем тип данных «Подстановка», т.к. у нас в библиотеке «Документы» имеются уже необходимые файлы (возможно, что файла описательной части проекта нет, поэтому в «Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные» оставляем значение по умолчанию - «Нет»:


Далее выбираем откуда мы хотим получить данные «Получить данные из», из раскрывающегося списка выбираем нужное нам имя библиотеки (списка) – «Документы»:



Затем определяем из какого столбца библиотека «Документы» нам нужны данные в создаваемый нами столбец «Документы проекта». В примере выбран «ИД» из соображений, что документов может быть множество, т.е. целая папка документов и что в библиотеке (списке) все элементы имеют уникальные ИД при возможных одинаковых названиях папок. Чтобы видеть название – пометим дополнительное поле «Название» (при необходимости можно отобразить несколько полей из библиотеки в создаваемом списке):




Чтобы было нагляднее отображаем рисунок с фрагментом библиотеки «Документы»:




А теперь отобразим фрагмент списка «Архив проектов» после редактирования и добавления информации (сопоставив два рисунка, видно откуда появилась информация в столбцах: «Документы проекта» - это «ИД» и дополнительное поле - «Название»)



Если нажать на элемент столбца «Документы проекта» - 1 (выделен цветом), то увидим окно «Документы – Архивы» с именем «Архивы» (есть возможность нажать в меню на открыть, т.к. система определяет, что этот элемент – папка):


И мы попадем в папку «Архивы», где могут находиться другие папки и файлы:


Если по каким-то причинам надо внести коррективы в список «Архив проектов», то для этого используют вкладку «СПИСОК» - «Параметры списка» - «Столбцы» и нажимают ссылку-название столбца (в примере «Документ проекта):


Однако, у вас уже не будет возможности изменить «Получить данные из:» (т.е. изменить связанную библиотеку «Документы»), а только столбцы из нее:


Последовательно добавляем в настраиваемы список «Архив проектов» столбцы: «Фотографии проекта», «Расчеты» и «Чертежи». Последние два столбца создаются по аналогии со столбцом «Документы проекта», только в этом случае возможны варианты с различными библиотеками или списками.



Разберем вариант на примере столбца «Фотографии проекта», когда предполагается несколько фотографий-файлов к одному проекту. В этом случае можно выбрать только название фотографий в качестве источника данных из библиотеки «Графики и схемы»:




И тогда при добавлении данных в список мы выбираем из списка необходимые нам по названию графические файлы (в примере выбран один):

Этот файл-фотографию возможно просмотреть, не выходя из списка:


О возможных вариантах организации автоматизации расчетов и действий с элементами в списках мы поговорим в следующей статье.


Списки в SharePoint Office 365. Часть 6. Список «Доска обсуждений». Организация информативного форум




Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

21 апреля, 09:57

Доски обсуждений дают посетителям сайта возможность общаться на форуме, обсуждая темы по интересам. При этом в сообщении для наглядности можно применить форматированный текст, вставить таблицу, картинку, ссылку на файл и т.д.



При помощи доски обсуждений можно начинать новые обсуждения, а также сортировать и фильтровать существующие.

Порядок работы со списком аналогичен ранее рассмотренным спискам, т.е. выбираем в меню списка «новое обсуждение» или во вкладке «Элементы» - «Создать элемент» - «Обсуждение».



Далее задаем тему для обсуждения, например «Дизайн сайта института», помечаем что это вопрос на который мы хотим получить ответы от других пользователей (можно создавать также разделы без обратной связи, т.е. вопросов от других участников):


Для наглядности добавим веб-часть приложения на главную страницу сайта:




При посещении сайта «Институт» пользователь получает возможность принять участие в обсуждении при помощи списка «Доска обсуждений» - «Обсуждение». Для удобства пользователя обсуждаемые вопросы можно просмотреть в трех представлениях: «Последние», «Мои обсуждения», «Вопросы без ответов», а также информацию об авторах вопросов и ответов.



В отличии от канала новостей, ответом может быть не только текстовая строка с фотографией, но и целая, к примеру, таблица замечаний, данных и т.д.:




Т.е., нажимая в поле «Добавьте ответ», вы получаете возможность вставить ответ в виде форматированного текста:




А для повышения информативности вопроса или ответа (из вкладки «ВСТАВКА») у вас есть возможность добавить таблицу, картинку, ссылку, добавить ссылку на файл из библиотеки сайта («Отправить файл» с локального компьютера) или внешний интернет - ресурс, код внедрения.




Например, если мы добавляем картинку с компьютера, то желательно иметь целевую библиотеку для хранения картинок (по умолчанию имеется библиотека «Активы сайта»). При этом перед сообщением появится характерный значок о наличии картинки в сообщении (см. рисунок веб-части «Обсуждения» на главной странице сайта):



Хочу отметить, что:



1.   Работая в среде SharePoint Office365, всё сложнее отличить, что вы работаете не с Microsoft Office, а с элементами конкретного списка.



2.   При работе со списком «Доска обсуждений» могут активно задействоваться другие списки и библиотеки сайта.




Вроде бы на этом можно было бы закончить статью, но хотелось бы напомнить, что у вас всегда есть возможность тонкой настройки списка в зависимости от потребностей пользователей сайта с помощью параметров списка:



Кроме этого список можно подключить к Outlook, по аналогии с уже рассмотренными ранее списками [Списки в SharePoint Office 365. Часть 4. Списки «Извещения» и «Контакты»], и получить возможность автономного использования списка на локальном компьютере в удобной для вас среде.Вы всегда будете в курсе изменений в обсуждениях, т.к. при очередном входе в сеть данные списка и Outlook локального компьютера (планшета и т.д.) синхронизируются:





Списки в SharePoint Office 365. Часть 3. Список «Рекомендуемые ссылки»





Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

9 апреля, 09:13


  В этой статье мы последовательно разберемся для чего нужен еще один список «Рекомендуемы ссылки» и чем он отличается от списка «Ссылки» [Списки в SharePoint Office 365. Часть 2. Список «Ссылки» и организация перевернутого обучения]

В кратком описании сказано, что в списке отображаются ссылки действий в виде мозаичного представления.



Если посмотреть на веб-часть сайта SharePoint, включающую список «Рекомендуемы ссылки», то можно обратить внимание, что визуально ссылки отличаются: ссылки представлены в виде графических пиктограмм (в примере список имеет наименование «Библиотека ссылок»). Очевидно, что в этом списке желательно отображать ссылки на ресурсы, имеющие значимость для всех пользователей сайта, и обращающие на себя внимание выразительным фоновым рисунком.


Например, мы c помощью сайта хотим ознакомить всех пользователей работе с программой Lync, одним из компонентов Office 365 по имеющейся на YouTube информации.

Нажимаем на имя библиотеки на сайте («Библиотека ссылок»). Обращаем внимание, что в этом представлении библиотеки («Мозаика»), нет возможности добавить или изменить информацию о ссылках:




Переходим во вкладку «Список» и выбираем текущее представление «Все рекомендуемые ссылки»


В этом представлении библиотека ссылок приобретет вид аналогичный списку «Ссылки», но появятся дополнительные столбцы с расположением фонового изображения (нужна ссылка на изображение или система добавит невыразительный рисунок по умолчанию), описание изображения.


Для выразительности отображения рекомендуемых ссылок на сайте нам нужна библиотека рисунков с необходимыми файлами, которые и будут отображаться на странице сайта в виде фоновых рисунков с пояснениями. Добавляем в библиотеку файл рисунка примера для фонового изображения ссылки на видеоматериал по Lync.




В свойствах файла рисунка в библиотеке находим ссылку и копируем её.



Затем редактируем библиотеку рекомендуемых ссылок так, чтобы отобразилась ссылка на расположение фонового изображения ссылки



Аналогичным образом можно отобразить ссылки с фоновыми рисунками на внешние сайты, нужные фрагменты сайтов SharePoint и т.п.