Category: литература

Category was added automatically. Read all entries about "литература".

Списки в SharePoint Office 365. Часть 3. Список «Рекомендуемые ссылки»





Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

9 апреля, 09:13


  В этой статье мы последовательно разберемся для чего нужен еще один список «Рекомендуемы ссылки» и чем он отличается от списка «Ссылки» [Списки в SharePoint Office 365. Часть 2. Список «Ссылки» и организация перевернутого обучения]

В кратком описании сказано, что в списке отображаются ссылки действий в виде мозаичного представления.



Если посмотреть на веб-часть сайта SharePoint, включающую список «Рекомендуемы ссылки», то можно обратить внимание, что визуально ссылки отличаются: ссылки представлены в виде графических пиктограмм (в примере список имеет наименование «Библиотека ссылок»). Очевидно, что в этом списке желательно отображать ссылки на ресурсы, имеющие значимость для всех пользователей сайта, и обращающие на себя внимание выразительным фоновым рисунком.


Например, мы c помощью сайта хотим ознакомить всех пользователей работе с программой Lync, одним из компонентов Office 365 по имеющейся на YouTube информации.

Нажимаем на имя библиотеки на сайте («Библиотека ссылок»). Обращаем внимание, что в этом представлении библиотеки («Мозаика»), нет возможности добавить или изменить информацию о ссылках:




Переходим во вкладку «Список» и выбираем текущее представление «Все рекомендуемые ссылки»


В этом представлении библиотека ссылок приобретет вид аналогичный списку «Ссылки», но появятся дополнительные столбцы с расположением фонового изображения (нужна ссылка на изображение или система добавит невыразительный рисунок по умолчанию), описание изображения.


Для выразительности отображения рекомендуемых ссылок на сайте нам нужна библиотека рисунков с необходимыми файлами, которые и будут отображаться на странице сайта в виде фоновых рисунков с пояснениями. Добавляем в библиотеку файл рисунка примера для фонового изображения ссылки на видеоматериал по Lync.




В свойствах файла рисунка в библиотеке находим ссылку и копируем её.



Затем редактируем библиотеку рекомендуемых ссылок так, чтобы отобразилась ссылка на расположение фонового изображения ссылки



Аналогичным образом можно отобразить ссылки с фоновыми рисунками на внешние сайты, нужные фрагменты сайтов SharePoint и т.п.




Списки в SharePoint Office 365. Часть 1. Краткий обзор





Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

изменено 3 апреля, в 13:28



В предыдущих статьях я рассмотрел работу с метаданными в библиотеках документов на сайтах SharePoint Office 365 при построении систем совместной работы с файлами.

Можно заключить, что библиотеки предназначены для хранения файлов. Списки, в свою очередь, для хранения строк данных, которые определяются столбцами, настроенными на хранение определенных типов данных: текста, чисел, даты и времени и т.д., по аналогии с электронными таблицами
Excel. Примечание: в конце статьи я внесу некоторое смущение тем, что в списках
SharePoint могут храниться не только элементы списков, но и вложения, прикрепленные к ним.

В отличие от электронных таблиц, данные списка хранятся в таблице базы данных приложения SQL Server. Подробнее с этой информацией можно ознакомиться в справке
SharePoint:




Списки SharePoint позволяют пользователям при работе с данными применять подходящие представления, стили и ограничения, обеспечивают коллективную работу. Например, если пользователь щелкнет в списке на кнопке «Создать элемент» в настраиваемом списке:




Или нажмет на ссылку «Создайте элемент»:






Тогда у пользователя появится возможность создавать столбцы с различными видами информации – текстом, числами, денежными значениями и т.п. (см. рисунок ниже).






Затем список заполняется данными по строкам и при этом не нужно загружать файлы с информацией и в этом заключается фундаментальное отличие списка от библиотеки, данные в которой могут храниться только в каких-то документах.

Рассмотрим кратко несколько базовых списков, которые можно разместить на сайте путем добавления приложения:





В шаблоне сайта SharePoint Office 365 имеются базовые списки:



  • Ссылки - список содержит лишь поля URL, с примечаниями и описаниями, предназначенными для хранения списка веб-страниц и других ресурсов (ссылки на видео и т.п.).

  • Извещения - список новостей или других кратких записей.

  • Контакты - список, например, преподавателей кафедры.

  • Календарь событий, сроков, собраний.

  • Доска обсуждений – место для обсуждений в стиле групп новостей.

  • Рекомендуемые ссылки, в данном списке отображаются ссылки действий в виде мозаичного представления.

  • Задачи - место для размещения личных и коллективных задач.

  • Отслеживание вопросов - список вопросов или описания проблем относящихся, к, например, конкретному виду деятельности. Здесь можно назначать элементы для выполнения, задавать важность и отслеживать их состояние.

  • Настраиваемый список - создание нужного представления данных с нуля.

  • Настраиваемый список в представлении таблицы - пустой список, который отображается как электронная таблица.

  • Внешний список - список для просмотра данных во внешнем типе контента.

  • Опрос - список вопросов, на которые требуется получить ответы от других людей.

  • Импорт электронной таблицы - создание списка, дублирующего столбцы и контент существующей электронной таблицы.



Чтобы лучше оценить гибкость списков SharePoint

рассмотрим пример с вложениями в списки. Например, при проведении исследовательской работы необходимо собрать информацию по нескольким параметрам. При этом необходимо добавить к элементу списка несколько наработанных в разных программах файлов, чтобы впоследствии систематизировать информацию.

Решение: Для этого во вновь создаваемом списке (в примере - «Настраиваемый список») при изменении представления подключаем столбец «Вложения».


После сохранения представления появится столбец в заголовке которого имеется символ скрепки. Теперь можно добавлять файлы. Во вкладке «ЭЛЕМЕНТЫ», нажимаем кнопку «Вложить файл» и последовательно добавляем необходимое количество файлов.





Напротив названия элемента (в примере - «Описание параметра») появится символ скрепки, чтобы просмотреть файлы-вложения необходимо правой клавишей мыши вызвать контекстное меню и выбрать «Просмотреть элемент».




Вам будут доступны для просмотра вложенные файлы, нажатие на имя файла-ссылку вызовет соответствующее приложение для просмотра содержимого файла или, к примеру, расчета дополнительных параметров в файле Excel:




В следующих частях статьи я рассмотрю практическое применение списков
SharePoint для автоматизации деятельности в сфере образования.


Метаданные в Office 365. Часть 5. Выгрузка данных в Excel для анализа





Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

изменено 19 мая, в 10:51

Одно из самых важных преимуществ SharePoint Office 365 – его интеграция с Microsoft Office 2013, в частности с Excel 2013.

Разберем ситуацию: вам надо выступить с презентацией и представить статистическую информацию по библиотеке документов, желательно наглядно – в виде диаграмм и т.п.
В библиотеке документов SharePoint Office 365 таких встроенных возможностей нет, но есть вариант выгрузки данных в Excel (для последующего анализа элементов библиотеки SharePoint). В этом случае работаем с программой установленной на локальном компьютере.

Во вкладке «БИБЛИОТЕКА» библиотеки документов есть не очень приметная кнопка (на рисунке отмечена красным) – «Экспорт в Excel».



Воспользуемся этой кнопкой и отметим, как вариант, возможность работы с данными в локальной среде привычными средствами Excel (например, сортировка и фильтрация на рис. ниже):


А теперь перейдем к построению диаграмм в Excel с помощью кнопки «Рекомендуемые диаграммы» в ленте программы. Excel автоматически группирует данные в выделенных столбцах и предлагает варианты диаграмм. В примере это – гистограмма с группировкой по текстовому коду специальности (метаданным) и линейчатая диаграмма с группировкой по авторам и количеству файлов-документов (на рис. ниже):


Выбираем нужную диаграмму (в примере по авторам – "Кем создано") и сохраняем файл на локальном компьютере.

Разберем ситуацию. Допустим я подготовил диаграмму, а чуть позднее в библиотеку SharePoint Office 365 другие участники системы добавили новые файлы. В этом случае, перед окончательной публикацией данных необходимо повторно открыть ранее сохраненный файл и во вкладке «ДАННЫЕ» нажать кнопку «Обновить все»:

Обращаем внимание на то, что данные обновились (на рисунках выделено красным) и диаграмма изменилась автоматически:





Подвожу промежуточный итог по 5 частям статьи. И так, я разобрал на конкретных примерах:


1. 1.Основные принципы организации файлов в библиотеке документов SharePoint Office 365 с помощью метаданных «Метаданные в Office 365. Часть 1» http://vedenev.livejournal.com/1226.html.


2.   2.Как организовать быстрый поиск информации на сайтах SharePoint Office 365 с помощью метаданных? «Метаданные в Office 365. Часть 2» http://vedenev.livejournal.com/1512.html.


3.   3.Решение проблем при работе с большим объемом информации в библиотеке документов SharePoint Office 365. «Метаданные в офис 365. Часть 3. Сортировка и фильтрация» http://vedenev.livejournal.com/1591.html.



4.Быстрый поиск информации в библиотеке
SharePoint
Office
365 при совместной работе по нескольким авторам. «Метаданные в офис 365. Часть 4. Разные представления для одного набора данных» http://vedenev.livejournal.com/1990.html.


5. 5.Выгрузка данных библиотеки документов
SharePoint
в Excel для анализа. «Метаданные в Office 365. Часть 5. Выгрузка в
Excel для анализа»/Данная статья


Метаданные в офис 365. Часть 4. Разные представления для одного набора данных




Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

25 марта, 12:22

          Продолжим рассмотрение решений сложных проблем, возникающих при работе с большим объемом информации в библиотеке документов SharePointOffice 365, при быстром поиске необходимой информации.

Допустим перед нами стоит задача быстро сгруппировать информацию в библиотеке по авторам, разместившим файлы в библиотеке при коллективной работе, т. е. исходную библиотеку (см. рис. ниже):


превратить в более компактную, например:

Как это сделать? Воспользуемся возможностью создания представлений.

Представление — это способ визуализации пользователю информации на основании хранимых данных в списке или документов в библиотеке документов. Представления в SharePoint состоят из набора отображаемых колонок списка или библиотеки документов, их порядка отображения, примененных фильтров, сортировок, а также дополнительных настроек по визуализации данных. У каждой библиотеки документов может быть неограниченное количество различных настроенных представлений.

Создать представление можно или через вкладку «БИБЛИОТЕКА» - «Создать представление»


или, нажав три точки в меню библиотеки, и в появившемся списке выбрать пункт «Создать представление»:


После этого попадаем на страницу «Создать представление». На этой странице для данного примера выбираем «Начать с существующего представления» - Все документы.


Далее переходим к странице настройки нового представления в существующем представлении. Задаем имя представления (в примере «Документы. Сортировка по автору»). Определяемся будет ли представление для общего пользования или только для личного. Решение принимаем, исходя из того, что будет ли представление полезно для общего использования (в нашем примере – будет).


Воспользуемся возможностью группировки по данным конкретного столбца «Кем создано».


Аналогично создаем и другие необходимые представления.

Например, представление - группировка по текстовому коду специальности.



Можно создать представления для сортировки и

фильтрации данных в библиотеке документов для постоянного сохранения фильтров, рассмотренных в третьей части статьи.


Метаданные в офис 365. Часть 3. Сортировка и фильтрация


Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru,

изменено 21 марта, в 12:56


  Рассмотрим решение более сложных проблем, возникающих при работе с очень большим объемом информации в библиотеке документов SharePointOffice 365, при быстром поиске необходимой информации.

Можно обратиться непосредственно к справке SharePoint. В cправке сказано, что «…если список или библиотека состоит из большого числа элементов, необходимо тщательно планировать, организовывать и учитывать способы доступа к данным. Планируя и используя ключевые возможности списков и библиотек, можно обеспечить себе и другим пользователям быстрый поиск данных без существенного снижения производительности остальных частей сайта».

Разберем пример быстрого поиска с помощью сортировки и фильтрации в столбцах непосредственно в самой библиотеке документов. Как же найти нужный файл с помощью столбцов с метаданными в библиотеке документов сайта SharePoint в Office 365?
Посмотрим на заголовок столбцов в библиотеке. Если подвести курсор к заголовку столбца «Название», то он изменит цвет и справа появится черный треугольник, направленный вниз, при нажатии появляется выпадающее меню. Первые два пункта – это сортировка, можно отсортировать название по алфавиту. В таком случае будем просматривать все записи.


Если нам нужно конкретное название, например, «Лекция об информационных системах», то используем Фильтр. Находим в меню нужное название и выбираем его. В результате фильтрации видим два файла:


После установки фильтра, рядом с заголовком столбца «Название» появится значок фильтра. Если надо изменить или очистить фильтр, то надо нажать «Снять фильтры со столбца «Название»».

Аналогично можно отфильтровать библиотеку файлов только для определенной специальности (в примере «АСУОИ»).


Или для двух специальностей:

Фильтры и сортировки сбросятся при закрытии страницы или переходе по ссылке. Если вы хотите сохранить фильтры и сортировки, то необходимо во вкладке «БИБЛИОТЕКА» - «Изменить представление» задать соответствующие параметры столбцов для «Сортировка» и «Фильтр» (см. рисунок ниже):

Метаданные в Office 365. Часть 2


Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru,
изменено 19 марта, в 11:00

Остановимся на решении проблем с упорядочиванием информации в библиотеке
SharePoint
Office
365: создадим специальную библиотеку, откажемся от папок, упорядочим файлы с помощью дополнительных метаданных и обеспечим быстрый поиск, благодаря этим метаданным. Исходим из того, что
SharePoint
позволяет владельцам библиотек добавлять новые столбцы метаданных в библиотеках документов, где хранятся файлы.

Создадим на сайте SharePoint в среде Office 365 специальную библиотеку только для документов
Word
.


В библиотеке «Библиотека файлов Word с метаданными» перейдем во вкладку «БИБЛИОТЕКА»:


В меню нажимаем на кнопке «Создать столбец»:

Называем этот столбец «Для специальности», выбираем тип данных столбца «Выбор (меню)», в текстовом поле «Введите варианты выбора» удаляем предложенный текст и вводим строки ИТ, БСТ, АСУОИ (буквенные коды специальностей), как показано на рисунке ниже:


Очищаем поле «Значение по умолчанию», оставляя остальные параметры без изменений и нажимаем кнопку ОК.


Добавляем файлы в библиотеку традиционным перетаскиванием (как вариант).



При просмотре библиотеки мы увидим, что поле «Для специальности» пустое:



Чтобы напротив имени файла был указан буквенный код специальности,


необходимо во вкладке «ФАЙЛЫ» выбрать нужный для изменения свойств в поле «Для специальности» файл (выделяется синим цветом), затем нажать кнопку «Изменить свойства».


Далее открыть список вариантов для поля «Для специальности» и выбрать нужный, затем нажать кнопку «Сохранить», после этого в библиотеке напротив имени файла появится буквенный код специальности.


Если Вы хотите это сделать сразу для всей библиотеки документов, то можно воспользоваться вкладкой «БИБЛИОТЕКА» и кнопкой «Быстрое редактирование»


В режиме быстрого редактирования в столбце «Для специальности» в каждой строке поочередно с помощью раскрывающегося списка выбираем нужный текстовый код специальности.


После завершения редактирования можно быстро искать файлы в Office 365 для специальностей по буквенному коду (метаданным) без создания дополнительных вложенных папок, независимо от общего количества файлов в библиотеке и на всех сайтах, но после индексирования изменений через некоторое время.


Результаты поиска:


Метаданные в Office 365. Часть 1



Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

изменено 19 марта, в 11:00

Человек, работающий с большим объемом информации (контентом), при переходе от хранения файлов на персональном компьютере к хранению фалов в библиотеках SharePoint, чаще всего сталкивается с определенными трудностями.

Если на персональном компьютере можно использовать большое количество вложенных папок и получить сравнительно легкий способ навигации в древовидной структуре (см. рис. ниже),

библиотеку SharePoint можно подключить в  папки Проводника. В этом случае древовидное представление сохранится, но уровень вложенности папок будет ограничен. На рисунке ниже - стандартное отображение библиотеки документов в SharePoint Office 365:


Настроить стандартное представление библиотеки так, чтобы была доступна информация о дочерних (вложенных) папках и файлах – возможно. В этом случае вам доступна только информация о числе дочерних папок и элементов.

   В личном рабочем пространстве, при небольшом количестве информации, можно полагаться на свою память, о том, где и какие папки вложены, но при организации совместной работы с информацией в библиотеках необходимо обеспечить поиск полезной информации среди огромного количества доступной и в этом случае становятся важны метаданные.  В таком случае лучше все-таки воспользоваться другой организацией документов в библиотеке, пользуясь возможностью добавления столбцов в библиотеках с метаданными.


Интернет-энциклопедия Wikipedia дает такие определения метаданных: структурированные данные, представляющие собой характеристики описываемых сущностей для целей их идентификации, поиска, оценки, управления ими. Метаданными на практике обычно называют данные, представленные в соответствии с одним из форматов метаданных. [http://ru.wikipedia.org/wiki/Метаданные].


По сути, метаданные означают «данные о данных», и даже пользователи без опыта работы с SharePoint применяют их каждый день: с каждым созданным файлом связаны некоторые метаданные. Например, у обычного документа Microsoft Word должно быть имя файла, а это важный образец метаданных. Кроме того, он содержит дату создания, дату последней модификации и может содержать дополнительные описательные данные.


SharePoint выявляет такие метаданные, встроенные в документы, и позволяет владельцам библиотек добавлять новые столбцы метаданных в библиотеки документов, где хранятся такие файлы.


В качестве примера рассмотрим связь между метаданными, хранимыми в документах Word и библиотеками с такими документами.

Например, файл Word имеет очень короткое название «Chem» и при добавлении в библиотеку не позволяет судить о содержимом файла без открытия приложения и чтения содержимого, а также затрудняет поиск информации из документа:


Как с помощью редактирования представления библиотеки решить эту проблему? Во вкладке «БИБЛИОТЕКА» в среде Office 365 выбираем «Изменить представление» и в открывающемся списке выбираем пункт «Изменение представления».

В появившемся окне в разделе «Столбцы» находим имя столбца «Название», помечаем желаемую позицию (в примере – шестая) и нажимаем кнопку ОК.


В шестой позиции добавился столбец «Название». Теперь можно судить о содержимом файла по названию.


Если в столбце не появилась информация-название, то в данном случае при сохранении файла в Word необходимо перейти во вкладку «ФАЙЛ» - «Сведения» и добавить (или изменить) информацию в поле «Название».



Для добавления метаданных непосредственно над текстом документа можно воспользоваться панелью области сведений о документе, для этого напротив пункта «Свойства» во вкладке «ФАЙЛ» открыть раскрывающийся список и выбрать пункт «Показать область сведений о документе»:



В появившейся панели «Свойства документа» заполнить все необходимые поля с метаданными.


Добавление сведений о файле на этапе создания облегчает работу с ними при размещении на сайтах SharePoint и, особенно, при поиске информации в среде Office 365.


Совместное редактирование документов в среде Office 365. Сценарий 1. Excel

(Запись перенесена с ресурса vedenev.ya.ru после его закрытия с 1 ноября 2014 года)
Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написало
16 декабря 2013 года, 13:46

        Сеть Интернет дает возможность работать вместе с людьми, отделёнными от вас географически. При этом часто возникает необходимость редактировать один и тот же документ совместно. Простая пересылка вложенного файла туда-сюда трудоемка и требует определенных затрат. Ценность коллективной работы из года в год возрастает.
        При использовании Microsoft Office Web Apps сотрудничать с другими людьми проще, потому что вы можете отправлять ссылки на документы вместо вложений. Это не только экономит место на диске, но и избавляет вас от необходимости согласовывать несколько версий одного документа.

Первый сценарий посвящен работе с документом Excel WebApp. Представим себе вариант, когда вам необходимо провести расчет по данным из разных источников с одновременной корректировкой итогов совместными усилиями. Создаем, например, документ (или размещаем), предназначенный для совместного редактирования в SkyDrive (c 2014 г. - OneDrive). В примере  - «Расчетные данные к статье».



Выбираем "Книга Excel" и даем название документу

После создания открываю файл в Excel Web App




В файле Excel мне необходимо получить показатели от трех разных источников и произвести расчет и одновременную корректировку показателей в зависимости от некоторых параметров и открываем доступ к нему: добавляем нужные имена (одновременно система проверяет наличие имен в системе, в противном случае – можно пригласить со стороны, необходимо отключить опцию «Требовать выполнения входа»). Далее можем проверить кто имеет доступ. В это время во вкладках IE (как вариант) файл остается открытым и к нему легко вернуться.

Вариант 1 – открываем доступ к файлу сразу из
Excel: выбираем в меню "ОБЩИЙ ДОСТУП",


далее в окне "Общий доступ к элементу "Расчетные данные к стать"" указываем фамилии (должны быть зарегистрированы в системе Office 365), выбираем опцию "Может вносить изменения", пишем текст письма с приглашением, т.к. участники редактирования одновременно и участники системы, оставляю опцию "Требовать выполнения входа"


Если посмотреть свойства файла в библиотеке SkyDrive Pro (OneDrive), то мы увидим кому предоставлен общий доступ


Вариант 2 открытия доступа связан с библиотекой SkyDrive (OneDrive): в свойствах файла можно выбрать "ОБЩИЙ ДОСТУП" и предоставить доступ


В почтовый ящик Outlook Web App (всем кому открыт доступ, а мне копия) поступит письмо со ссылкой на документ.

Когда другой человек щелкнет ссылку, которую вы отправили, документ откроется в его браузере. Слева вверху он видит имя автора документа. Чтобы изменить документ совместно, он должен выбрать команду для редактирования в веб-приложении.


Вы можете начинать одновременно работать над документом. Не надо ждать, пока другие закроют документ, чтобы получить к нему доступ.
В правом верхнем углу окна браузеры Вы можете посмотреть имена участников совместного редактирования


При редактировании документа в Microsoft Excel Web App вы можете увидеть уведомление о том, что другие также работают над документом. Специального режима совместного редактирования и команды для совместной работы над документом нет. Вы редактируете документ в Excel
Web App, как обычно, если его также изменяют другие пользователи.



Примечания.Открыть книгу в Excel, установленном на персональном компьютере, длчя автономного редактирования Вам не удастся:



Так как Excel Web App автоматически сохраняет изменения, вносимые всеми пользователями, команды "Отменить" и "Вернуть" могут работать не так, как вы ожидаете.

Кроме того, когда кто-то изменяет порядок сортировки или применяет фильтр, вид книги изменяется для всех, кто ее редактирует. Поэтому старайтесь не использовать сортировку и фильтрацию, пока другие работают с книгой.

В 2014 году произошли некоторые изменения в интерфейсе и порядке предоставления общего доступа, однако общий подход при совместном редактировании остался прежним.