vedenev (vedenev) wrote,
vedenev
vedenev

Совместное редактирование документов в среде Office 365. Сценарий 1. Excel

(Запись перенесена с ресурса vedenev.ya.ru после его закрытия с 1 ноября 2014 года)
Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написало
16 декабря 2013 года, 13:46

        Сеть Интернет дает возможность работать вместе с людьми, отделёнными от вас географически. При этом часто возникает необходимость редактировать один и тот же документ совместно. Простая пересылка вложенного файла туда-сюда трудоемка и требует определенных затрат. Ценность коллективной работы из года в год возрастает.
        При использовании Microsoft Office Web Apps сотрудничать с другими людьми проще, потому что вы можете отправлять ссылки на документы вместо вложений. Это не только экономит место на диске, но и избавляет вас от необходимости согласовывать несколько версий одного документа.

Первый сценарий посвящен работе с документом Excel WebApp. Представим себе вариант, когда вам необходимо провести расчет по данным из разных источников с одновременной корректировкой итогов совместными усилиями. Создаем, например, документ (или размещаем), предназначенный для совместного редактирования в SkyDrive (c 2014 г. - OneDrive). В примере  - «Расчетные данные к статье».



Выбираем "Книга Excel" и даем название документу

После создания открываю файл в Excel Web App




В файле Excel мне необходимо получить показатели от трех разных источников и произвести расчет и одновременную корректировку показателей в зависимости от некоторых параметров и открываем доступ к нему: добавляем нужные имена (одновременно система проверяет наличие имен в системе, в противном случае – можно пригласить со стороны, необходимо отключить опцию «Требовать выполнения входа»). Далее можем проверить кто имеет доступ. В это время во вкладках IE (как вариант) файл остается открытым и к нему легко вернуться.

Вариант 1 – открываем доступ к файлу сразу из
Excel: выбираем в меню "ОБЩИЙ ДОСТУП",


далее в окне "Общий доступ к элементу "Расчетные данные к стать"" указываем фамилии (должны быть зарегистрированы в системе Office 365), выбираем опцию "Может вносить изменения", пишем текст письма с приглашением, т.к. участники редактирования одновременно и участники системы, оставляю опцию "Требовать выполнения входа"


Если посмотреть свойства файла в библиотеке SkyDrive Pro (OneDrive), то мы увидим кому предоставлен общий доступ


Вариант 2 открытия доступа связан с библиотекой SkyDrive (OneDrive): в свойствах файла можно выбрать "ОБЩИЙ ДОСТУП" и предоставить доступ


В почтовый ящик Outlook Web App (всем кому открыт доступ, а мне копия) поступит письмо со ссылкой на документ.

Когда другой человек щелкнет ссылку, которую вы отправили, документ откроется в его браузере. Слева вверху он видит имя автора документа. Чтобы изменить документ совместно, он должен выбрать команду для редактирования в веб-приложении.


Вы можете начинать одновременно работать над документом. Не надо ждать, пока другие закроют документ, чтобы получить к нему доступ.
В правом верхнем углу окна браузеры Вы можете посмотреть имена участников совместного редактирования


При редактировании документа в Microsoft Excel Web App вы можете увидеть уведомление о том, что другие также работают над документом. Специального режима совместного редактирования и команды для совместной работы над документом нет. Вы редактируете документ в Excel
Web App, как обычно, если его также изменяют другие пользователи.



Примечания.Открыть книгу в Excel, установленном на персональном компьютере, длчя автономного редактирования Вам не удастся:



Так как Excel Web App автоматически сохраняет изменения, вносимые всеми пользователями, команды "Отменить" и "Вернуть" могут работать не так, как вы ожидаете.

Кроме того, когда кто-то изменяет порядок сортировки или применяет фильтр, вид книги изменяется для всех, кто ее редактирует. Поэтому старайтесь не использовать сортировку и фильтрацию, пока другие работают с книгой.

В 2014 году произошли некоторые изменения в интерфейсе и порядке предоставления общего доступа, однако общий подход при совместном редактировании остался прежним.









Tags: #office365
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments