vedenev (vedenev) wrote,
vedenev
vedenev

Списки в SharePoint Office 365. Часть 9. "Настраиваемый список". Связывание списков и библиотек



Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

28 апреля, 11:28



«Настраиваемый список» позволяет создать любой нужный вам список с нуля и с любыми представлениями данных.


Разберем несколько практических примеров создания списков с нуля.

Допустим, на сайте у меня накопилось достаточно много информации по разнообразным проектам, которые вели различные подразделения, в нескольких списках и библиотеках: библиотека документов с описательной частью проектов, чертежами, фотографиями (схемами, рисунками и т.д.) и расчетами.

Моя задача создать единый архив – свести воедино всю разрозненную информацию по проектам. В этом мне поможет возможность
SharePoint
- создание настраиваемого списка.


Создание простейшего варианта такого списка мы уже рассмотрели в первой части серии статей – [Списки в SharePoint Office 365. Часть 1. Краткий обзор]


Для решения поставленной задачи надо воспользоваться возможностью создания в настраиваемом списке столбцов подстановки.

Чтобы создать отношение между двумя списками, в исходном списке нужно создать столбец подстановки. Из целевого списка будут извлекаться одно или несколько значений, если они соответствуют значению в столбце подстановки в исходном списке. При необходимости в исходный список можно добавить дополнительные столбцы из целевого списка. Разберем на примере.

Создадим настраиваемый список с именем «Архив проектов», к столбцу «Название» добавим столбец для дополнительных вложенных файлов для пояснений и дополнений к проекту, затем создадим столбец «Документ проекта» во вкладке «СПИСОК» - «Создать столбец».

В появившемся окне «Создать столбец», задаем имя столбца «Документ проекта» и выбираем тип данных «Подстановка», т.к. у нас в библиотеке «Документы» имеются уже необходимые файлы (возможно, что файла описательной части проекта нет, поэтому в «Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные» оставляем значение по умолчанию - «Нет»:


Далее выбираем откуда мы хотим получить данные «Получить данные из», из раскрывающегося списка выбираем нужное нам имя библиотеки (списка) – «Документы»:



Затем определяем из какого столбца библиотека «Документы» нам нужны данные в создаваемый нами столбец «Документы проекта». В примере выбран «ИД» из соображений, что документов может быть множество, т.е. целая папка документов и что в библиотеке (списке) все элементы имеют уникальные ИД при возможных одинаковых названиях папок. Чтобы видеть название – пометим дополнительное поле «Название» (при необходимости можно отобразить несколько полей из библиотеки в создаваемом списке):




Чтобы было нагляднее отображаем рисунок с фрагментом библиотеки «Документы»:




А теперь отобразим фрагмент списка «Архив проектов» после редактирования и добавления информации (сопоставив два рисунка, видно откуда появилась информация в столбцах: «Документы проекта» - это «ИД» и дополнительное поле - «Название»)



Если нажать на элемент столбца «Документы проекта» - 1 (выделен цветом), то увидим окно «Документы – Архивы» с именем «Архивы» (есть возможность нажать в меню на открыть, т.к. система определяет, что этот элемент – папка):


И мы попадем в папку «Архивы», где могут находиться другие папки и файлы:


Если по каким-то причинам надо внести коррективы в список «Архив проектов», то для этого используют вкладку «СПИСОК» - «Параметры списка» - «Столбцы» и нажимают ссылку-название столбца (в примере «Документ проекта):


Однако, у вас уже не будет возможности изменить «Получить данные из:» (т.е. изменить связанную библиотеку «Документы»), а только столбцы из нее:


Последовательно добавляем в настраиваемы список «Архив проектов» столбцы: «Фотографии проекта», «Расчеты» и «Чертежи». Последние два столбца создаются по аналогии со столбцом «Документы проекта», только в этом случае возможны варианты с различными библиотеками или списками.



Разберем вариант на примере столбца «Фотографии проекта», когда предполагается несколько фотографий-файлов к одному проекту. В этом случае можно выбрать только название фотографий в качестве источника данных из библиотеки «Графики и схемы»:




И тогда при добавлении данных в список мы выбираем из списка необходимые нам по названию графические файлы (в примере выбран один):

Этот файл-фотографию возможно просмотреть, не выходя из списка:


О возможных вариантах организации автоматизации расчетов и действий с элементами в списках мы поговорим в следующей статье.


Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments