Category:

Просто о Microsoft Office 365. Автоматизируем работу в OneDrive и Yammer с помощью Microsoft Flow

Разбираю автоматизацию решения повторяющихся задач в ходе учебного процесса, организованного в частной социальной сети Yammer, с использованием OneDrive для бизнеса и возможностью создания потоков Microsoft Flow.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

- Как хранить и накапливать в OneDrive самостоятельные работы обучающихся во внешней социальной сети Yammer из вложенных в почтовые сообщения файлов с помощью потока Microsoft Flow?

Ранее был рассмотрен вариант автоматизации для решения повторяющихся задач при получении писем Outlook с вложенными файлами с сохранением файлов в OneDrive [1]. При этом можно автоматизировать последующую работу с файлами из OneDrive, например, защищать контент перед публикацией путем конвертации файлов в PDF [2].

Что появилось нового за последние годы? Порядок автоматизации работы с выбранными в OneDrive файлами сохранился:

- в меню OneDrive выбираем «Создать поток»;

- из списка шаблоном в появившемся окне в правой части экрана выбираем нужный шаблон Microsoft Flow;

- настраиваем шаблон для создания автоматизированных задач (при необходимости);

- завершаем создание потока и запускаем его [2].

Когда вам необходимо организовать учебный процесс для достаточно широкой аудитории внешних (по отношению к Office 365 учебного заведения) пользователей, то в качестве информационно-образовательной среды целесообразно использовать частную социальную сеть Yammer и возможность организации в ней внешних закрытых сетей [3, сценарий 1].

Для организации контроля знаний вы выбрали, например, письменную проверку (для внешних пользователей – это самый простой вариант для достаточно большого объема контроля знаний) и вам необходимо автоматизировать сбор большого количества вложенных в почтовые сообщения файлов. 

Рассматриваю особенности создания потока в отдельном сценарии:

Сценарий. Создание потока Microsoft Flow «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса» для почтовых сообщений Outlook

Например, вы хотите, чтобы обучаемые – внешние пользователи направляли вам готовые самостоятельные работы в виде файлов-вложений в электронную почту. Пользователей много, временной интервал разный и вам надо сохранить файлы для проверки. 

Для этого вам необходимо предусмотреть автоматизацию процесса сбора и накопления файлов в OneDrive для бизнеса (Office 365). 

Автоматизация значительно упрощена в сравнении с предыдущим вариантом [1]:

Схема создания потока Flow из OneDrive для бизнеса Office 365

Пояснения к схеме:

1. Заходим в OneDrive Office 365,

2. В меню выбираем «Flow» - «Создать поток»,

3. В правой части окна появится панель «Создание потока»,

4. В ней на первой позиции находится шаблон «Сохранять вложения электронной почты …», нажимаем на нее,

5. Появится окно Flow «Сохранять вложения электронной почты Office 365 в OneDrive для бизнеса», нажимаем кнопку «Создать поток»,

6. Происходит проверка подключений и появляется обновленное окно с сообщением «Готово! Поток сохранен в списке «Мои потоки».

7. Файлы – вложения будут сохранятся по - умолчанию в «Файлы» OneDrive через небольшой промежуток времени после получения письма автоматически. Подробности можно просмотреть в видеоролике: «Просто об Office 365. Автоматизация работы с вложенными в почтовое сообщение файлами».

Использованные источники:

1. Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем работу в Office 365 с помощью Microsoft Flow

2. Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем работу в OneDrive с помощью Microsoft Flow 

3. Microsoft Office 365 в образовании. Построение информационно-образовательной среды средствами частной социальной сети Yammer

Error

Anonymous comments are disabled in this journal

default userpic

Your reply will be screened

Your IP address will be recorded