vedenev (vedenev) wrote,
vedenev
vedenev

Microsoft Office 365 в образовании. Метаданные и библиотеки документов сайтов SharePoint

В ходе создания информационно-образовательной среды с использованием библиотек документов сайтов SharePoint Office 365 [1,2] в случае использования библиотек документов с большим объемом информации для эффективной организации документов в библиотеке необходимо воспользоваться метаданными [3].

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

- Как организовать работу с большим объемом информации из библиотек документов современных сайтов SharePoint Office 365 с помощью метаданных?

Метаданные или «данные о данных» [3] связаны с каждым созданным файлом, например, у каждого файла имеется имя, даты создания, модификации и значительный ряд других описательных данных. Владельцы библиотек документов SharePoint могут добавлять новые столбцы метаданных в библиотеки с целью обеспечения эффективного поиска полезной информации при совместной работе с большим массивом документов библиотеки.
Современные сайты SharePoint и их библиотеки документов представляют пользователю упрощенные возможности использования метаданных в сравнении с предыдущими решениями [4-6].
Рассматриваю особенности современного подхода в организации больших библиотек документов сайтов SharePoint Office 365 с помощью метаданных в отдельных сценариях.

Сценарий 1. Метаданные и современные сайты SharePoint Office 365

В ходе повышения квалификации педагогов на этапе подготовки [7] к организации обучения с помощью материалов библиотек документов современных сайтов SharePoint необходимо уделить внимание особенности организации файлов в библиотеках с помощью метаданных с целью построения эффективного обучения с использованием необходимого объема материала.
На схеме разобран пример организации материалов библиотеки документов обучающего сайта SharePoint с помощью добавления столбца с дополнительными метаданными «Тип ресурса»:
- в библиотеке документов «Документы», созданной по умолчанию, в перечне столбцов в крайней правой позиции имеется возможность добавить новый столбец с метаданными. Для этого необходимо нажать на «+»,
- далее выбрать формат данных нового столбца. В примере – это «Выбор»,
- в правой панели окна «Создание столбца» ввести обязательное имя столбца и наименование данных для выбора.
- после этого в таблице появится новый столбец «Тип ресурса» без данных. Чтобы добавить данные, необходимо нажать в меню «Быстрое редактирование» и последовательно для всех новых ресурсов библиотеки документов выбрать из списка нужный тип ресурса и по завершении нажать кнопку «Готово».
- регулярное добавление новых метаданных позволяет организовать сортировку, фильтрацию данных [5] и разные представления для одного набора данных [6].



Сценарий 2. Сортировка, фильтрация и разные представления одного набора данных в библиотеках документов современных сайтов SharePoint

После добавления дополнительных метаданных (в примере дополнительно добавлен столбец с пояснениями к каждому файлу, см. схему ниже) можно:
- организовать фильтрацию данных по выбранному типу метаданных,
- изменить представление данных с сохранением представления для дальнейшего использования.




Сортировка данных осуществляется традиционном образом: в заголовке столбца библиотеки документов выбирается порядок сортировки.
В случае перемещения файла из библиотеки, например, в OneDrive для бизнеса появится предупреждающее сообщение о потере дополнительных свойств (дополнительных метаданных).

Использованные источники:

1.
Microsoft Office 365 в образовании. Веб-квест для педагогов. SharePoint сайт группы
2. Microsoft Office 365 в образовании. Построение информационно-образовательной среды средствами Microsoft Teams и сайтов SharePoint
3. Метаданные в Office 365. Часть 1
4. Метаданные в Office 365. Часть 2
5. Метаданные в офис 365. Часть 3. Сортировка и фильтрация
6. Метаданные в офис 365. Часть 4. Разные представления для одного набора данных
7. Microsoft Office 365 в образовании. Веб-квест для педагогов. Введение
Tags: office 365, sharepoint, метаданные
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments