vedenev (vedenev) wrote,
vedenev
vedenev

Списки в SharePoint Office 365. Часть 1. Краткий обзор





Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

изменено 3 апреля, в 13:28



В предыдущих статьях я рассмотрел работу с метаданными в библиотеках документов на сайтах SharePoint Office 365 при построении систем совместной работы с файлами.

Можно заключить, что библиотеки предназначены для хранения файлов. Списки, в свою очередь, для хранения строк данных, которые определяются столбцами, настроенными на хранение определенных типов данных: текста, чисел, даты и времени и т.д., по аналогии с электронными таблицами
Excel. Примечание: в конце статьи я внесу некоторое смущение тем, что в списках
SharePoint могут храниться не только элементы списков, но и вложения, прикрепленные к ним.

В отличие от электронных таблиц, данные списка хранятся в таблице базы данных приложения SQL Server. Подробнее с этой информацией можно ознакомиться в справке
SharePoint:




Списки SharePoint позволяют пользователям при работе с данными применять подходящие представления, стили и ограничения, обеспечивают коллективную работу. Например, если пользователь щелкнет в списке на кнопке «Создать элемент» в настраиваемом списке:




Или нажмет на ссылку «Создайте элемент»:






Тогда у пользователя появится возможность создавать столбцы с различными видами информации – текстом, числами, денежными значениями и т.п. (см. рисунок ниже).






Затем список заполняется данными по строкам и при этом не нужно загружать файлы с информацией и в этом заключается фундаментальное отличие списка от библиотеки, данные в которой могут храниться только в каких-то документах.

Рассмотрим кратко несколько базовых списков, которые можно разместить на сайте путем добавления приложения:





В шаблоне сайта SharePoint Office 365 имеются базовые списки:



  • Ссылки - список содержит лишь поля URL, с примечаниями и описаниями, предназначенными для хранения списка веб-страниц и других ресурсов (ссылки на видео и т.п.).

  • Извещения - список новостей или других кратких записей.

  • Контакты - список, например, преподавателей кафедры.

  • Календарь событий, сроков, собраний.

  • Доска обсуждений – место для обсуждений в стиле групп новостей.

  • Рекомендуемые ссылки, в данном списке отображаются ссылки действий в виде мозаичного представления.

  • Задачи - место для размещения личных и коллективных задач.

  • Отслеживание вопросов - список вопросов или описания проблем относящихся, к, например, конкретному виду деятельности. Здесь можно назначать элементы для выполнения, задавать важность и отслеживать их состояние.

  • Настраиваемый список - создание нужного представления данных с нуля.

  • Настраиваемый список в представлении таблицы - пустой список, который отображается как электронная таблица.

  • Внешний список - список для просмотра данных во внешнем типе контента.

  • Опрос - список вопросов, на которые требуется получить ответы от других людей.

  • Импорт электронной таблицы - создание списка, дублирующего столбцы и контент существующей электронной таблицы.



Чтобы лучше оценить гибкость списков SharePoint

рассмотрим пример с вложениями в списки. Например, при проведении исследовательской работы необходимо собрать информацию по нескольким параметрам. При этом необходимо добавить к элементу списка несколько наработанных в разных программах файлов, чтобы впоследствии систематизировать информацию.

Решение: Для этого во вновь создаваемом списке (в примере - «Настраиваемый список») при изменении представления подключаем столбец «Вложения».


После сохранения представления появится столбец в заголовке которого имеется символ скрепки. Теперь можно добавлять файлы. Во вкладке «ЭЛЕМЕНТЫ», нажимаем кнопку «Вложить файл» и последовательно добавляем необходимое количество файлов.





Напротив названия элемента (в примере - «Описание параметра») появится символ скрепки, чтобы просмотреть файлы-вложения необходимо правой клавишей мыши вызвать контекстное меню и выбрать «Просмотреть элемент».




Вам будут доступны для просмотра вложенные файлы, нажатие на имя файла-ссылку вызовет соответствующее приложение для просмотра содержимого файла или, к примеру, расчета дополнительных параметров в файле Excel:




В следующих частях статьи я рассмотрю практическое применение списков
SharePoint для автоматизации деятельности в сфере образования.


Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments