vedenev (vedenev) wrote,
vedenev
vedenev

Метаданные в Office 365. Часть 5. Выгрузка данных в Excel для анализа





Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

изменено 19 мая, в 10:51

Одно из самых важных преимуществ SharePoint Office 365 – его интеграция с Microsoft Office 2013, в частности с Excel 2013.

Разберем ситуацию: вам надо выступить с презентацией и представить статистическую информацию по библиотеке документов, желательно наглядно – в виде диаграмм и т.п.
В библиотеке документов SharePoint Office 365 таких встроенных возможностей нет, но есть вариант выгрузки данных в Excel (для последующего анализа элементов библиотеки SharePoint). В этом случае работаем с программой установленной на локальном компьютере.

Во вкладке «БИБЛИОТЕКА» библиотеки документов есть не очень приметная кнопка (на рисунке отмечена красным) – «Экспорт в Excel».



Воспользуемся этой кнопкой и отметим, как вариант, возможность работы с данными в локальной среде привычными средствами Excel (например, сортировка и фильтрация на рис. ниже):


А теперь перейдем к построению диаграмм в Excel с помощью кнопки «Рекомендуемые диаграммы» в ленте программы. Excel автоматически группирует данные в выделенных столбцах и предлагает варианты диаграмм. В примере это – гистограмма с группировкой по текстовому коду специальности (метаданным) и линейчатая диаграмма с группировкой по авторам и количеству файлов-документов (на рис. ниже):


Выбираем нужную диаграмму (в примере по авторам – "Кем создано") и сохраняем файл на локальном компьютере.

Разберем ситуацию. Допустим я подготовил диаграмму, а чуть позднее в библиотеку SharePoint Office 365 другие участники системы добавили новые файлы. В этом случае, перед окончательной публикацией данных необходимо повторно открыть ранее сохраненный файл и во вкладке «ДАННЫЕ» нажать кнопку «Обновить все»:

Обращаем внимание на то, что данные обновились (на рисунках выделено красным) и диаграмма изменилась автоматически:





Подвожу промежуточный итог по 5 частям статьи. И так, я разобрал на конкретных примерах:


1. 1.Основные принципы организации файлов в библиотеке документов SharePoint Office 365 с помощью метаданных «Метаданные в Office 365. Часть 1» http://vedenev.livejournal.com/1226.html.


2.   2.Как организовать быстрый поиск информации на сайтах SharePoint Office 365 с помощью метаданных? «Метаданные в Office 365. Часть 2» http://vedenev.livejournal.com/1512.html.


3.   3.Решение проблем при работе с большим объемом информации в библиотеке документов SharePoint Office 365. «Метаданные в офис 365. Часть 3. Сортировка и фильтрация» http://vedenev.livejournal.com/1591.html.



4.Быстрый поиск информации в библиотеке
SharePoint
Office
365 при совместной работе по нескольким авторам. «Метаданные в офис 365. Часть 4. Разные представления для одного набора данных» http://vedenev.livejournal.com/1990.html.


5. 5.Выгрузка данных библиотеки документов
SharePoint
в Excel для анализа. «Метаданные в Office 365. Часть 5. Выгрузка в
Excel для анализа»/Данная статья


Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments