?

Log in

No account? Create an account

November 20th, 2014


Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru,
изменено 19 марта, в 11:00

Остановимся на решении проблем с упорядочиванием информации в библиотеке
SharePoint
Office
365: создадим специальную библиотеку, откажемся от папок, упорядочим файлы с помощью дополнительных метаданных и обеспечим быстрый поиск, благодаря этим метаданным. Исходим из того, что
SharePoint
позволяет владельцам библиотек добавлять новые столбцы метаданных в библиотеках документов, где хранятся файлы.

Создадим на сайте SharePoint в среде Office 365 специальную библиотеку только для документов
Word
.


В библиотеке «Библиотека файлов Word с метаданными» перейдем во вкладку «БИБЛИОТЕКА»:


В меню нажимаем на кнопке «Создать столбец»:

Называем этот столбец «Для специальности», выбираем тип данных столбца «Выбор (меню)», в текстовом поле «Введите варианты выбора» удаляем предложенный текст и вводим строки ИТ, БСТ, АСУОИ (буквенные коды специальностей), как показано на рисунке ниже:


Очищаем поле «Значение по умолчанию», оставляя остальные параметры без изменений и нажимаем кнопку ОК.


Добавляем файлы в библиотеку традиционным перетаскиванием (как вариант).



При просмотре библиотеки мы увидим, что поле «Для специальности» пустое:



Чтобы напротив имени файла был указан буквенный код специальности,


необходимо во вкладке «ФАЙЛЫ» выбрать нужный для изменения свойств в поле «Для специальности» файл (выделяется синим цветом), затем нажать кнопку «Изменить свойства».


Далее открыть список вариантов для поля «Для специальности» и выбрать нужный, затем нажать кнопку «Сохранить», после этого в библиотеке напротив имени файла появится буквенный код специальности.


Если Вы хотите это сделать сразу для всей библиотеки документов, то можно воспользоваться вкладкой «БИБЛИОТЕКА» и кнопкой «Быстрое редактирование»


В режиме быстрого редактирования в столбце «Для специальности» в каждой строке поочередно с помощью раскрывающегося списка выбираем нужный текстовый код специальности.


После завершения редактирования можно быстро искать файлы в Office 365 для специальностей по буквенному коду (метаданным) без создания дополнительных вложенных папок, независимо от общего количества файлов в библиотеке и на всех сайтах, но после индексирования изменений через некоторое время.


Результаты поиска:



Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru,

изменено 21 марта, в 12:56


  Рассмотрим решение более сложных проблем, возникающих при работе с очень большим объемом информации в библиотеке документов SharePointOffice 365, при быстром поиске необходимой информации.

Можно обратиться непосредственно к справке SharePoint. В cправке сказано, что «…если список или библиотека состоит из большого числа элементов, необходимо тщательно планировать, организовывать и учитывать способы доступа к данным. Планируя и используя ключевые возможности списков и библиотек, можно обеспечить себе и другим пользователям быстрый поиск данных без существенного снижения производительности остальных частей сайта».

Разберем пример быстрого поиска с помощью сортировки и фильтрации в столбцах непосредственно в самой библиотеке документов. Как же найти нужный файл с помощью столбцов с метаданными в библиотеке документов сайта SharePoint в Office 365?
Посмотрим на заголовок столбцов в библиотеке. Если подвести курсор к заголовку столбца «Название», то он изменит цвет и справа появится черный треугольник, направленный вниз, при нажатии появляется выпадающее меню. Первые два пункта – это сортировка, можно отсортировать название по алфавиту. В таком случае будем просматривать все записи.


Если нам нужно конкретное название, например, «Лекция об информационных системах», то используем Фильтр. Находим в меню нужное название и выбираем его. В результате фильтрации видим два файла:


После установки фильтра, рядом с заголовком столбца «Название» появится значок фильтра. Если надо изменить или очистить фильтр, то надо нажать «Снять фильтры со столбца «Название»».

Аналогично можно отфильтровать библиотеку файлов только для определенной специальности (в примере «АСУОИ»).


Или для двух специальностей:

Фильтры и сортировки сбросятся при закрытии страницы или переходе по ссылке. Если вы хотите сохранить фильтры и сортировки, то необходимо во вкладке «БИБЛИОТЕКА» - «Изменить представление» задать соответствующие параметры столбцов для «Сортировка» и «Фильтр» (см. рисунок ниже):

Profile

vedenev
vedenev

Latest Month

August 2019
S M T W T F S
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031

Tags

Powered by LiveJournal.com
Designed by Tiffany Chow