vedenev (vedenev) wrote,
vedenev
vedenev

Метаданные в Office 365. Часть 2


Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru,
изменено 19 марта, в 11:00

Остановимся на решении проблем с упорядочиванием информации в библиотеке
SharePoint
Office
365: создадим специальную библиотеку, откажемся от папок, упорядочим файлы с помощью дополнительных метаданных и обеспечим быстрый поиск, благодаря этим метаданным. Исходим из того, что
SharePoint
позволяет владельцам библиотек добавлять новые столбцы метаданных в библиотеках документов, где хранятся файлы.

Создадим на сайте SharePoint в среде Office 365 специальную библиотеку только для документов
Word
.


В библиотеке «Библиотека файлов Word с метаданными» перейдем во вкладку «БИБЛИОТЕКА»:


В меню нажимаем на кнопке «Создать столбец»:

Называем этот столбец «Для специальности», выбираем тип данных столбца «Выбор (меню)», в текстовом поле «Введите варианты выбора» удаляем предложенный текст и вводим строки ИТ, БСТ, АСУОИ (буквенные коды специальностей), как показано на рисунке ниже:


Очищаем поле «Значение по умолчанию», оставляя остальные параметры без изменений и нажимаем кнопку ОК.


Добавляем файлы в библиотеку традиционным перетаскиванием (как вариант).



При просмотре библиотеки мы увидим, что поле «Для специальности» пустое:



Чтобы напротив имени файла был указан буквенный код специальности,


необходимо во вкладке «ФАЙЛЫ» выбрать нужный для изменения свойств в поле «Для специальности» файл (выделяется синим цветом), затем нажать кнопку «Изменить свойства».


Далее открыть список вариантов для поля «Для специальности» и выбрать нужный, затем нажать кнопку «Сохранить», после этого в библиотеке напротив имени файла появится буквенный код специальности.


Если Вы хотите это сделать сразу для всей библиотеки документов, то можно воспользоваться вкладкой «БИБЛИОТЕКА» и кнопкой «Быстрое редактирование»


В режиме быстрого редактирования в столбце «Для специальности» в каждой строке поочередно с помощью раскрывающегося списка выбираем нужный текстовый код специальности.


После завершения редактирования можно быстро искать файлы в Office 365 для специальностей по буквенному коду (метаданным) без создания дополнительных вложенных папок, независимо от общего количества файлов в библиотеке и на всех сайтах, но после индексирования изменений через некоторое время.


Результаты поиска:


Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments