vedenev (vedenev) wrote,
vedenev
vedenev

Метаданные в Office 365. Часть 1



Vitaly Vedenev (Виталий Веденев) написал в vedenev.ya.ru

изменено 19 марта, в 11:00

Человек, работающий с большим объемом информации (контентом), при переходе от хранения файлов на персональном компьютере к хранению фалов в библиотеках SharePoint, чаще всего сталкивается с определенными трудностями.

Если на персональном компьютере можно использовать большое количество вложенных папок и получить сравнительно легкий способ навигации в древовидной структуре (см. рис. ниже),

библиотеку SharePoint можно подключить в  папки Проводника. В этом случае древовидное представление сохранится, но уровень вложенности папок будет ограничен. На рисунке ниже - стандартное отображение библиотеки документов в SharePoint Office 365:


Настроить стандартное представление библиотеки так, чтобы была доступна информация о дочерних (вложенных) папках и файлах – возможно. В этом случае вам доступна только информация о числе дочерних папок и элементов.

   В личном рабочем пространстве, при небольшом количестве информации, можно полагаться на свою память, о том, где и какие папки вложены, но при организации совместной работы с информацией в библиотеках необходимо обеспечить поиск полезной информации среди огромного количества доступной и в этом случае становятся важны метаданные.  В таком случае лучше все-таки воспользоваться другой организацией документов в библиотеке, пользуясь возможностью добавления столбцов в библиотеках с метаданными.


Интернет-энциклопедия Wikipedia дает такие определения метаданных: структурированные данные, представляющие собой характеристики описываемых сущностей для целей их идентификации, поиска, оценки, управления ими. Метаданными на практике обычно называют данные, представленные в соответствии с одним из форматов метаданных. [http://ru.wikipedia.org/wiki/Метаданные].


По сути, метаданные означают «данные о данных», и даже пользователи без опыта работы с SharePoint применяют их каждый день: с каждым созданным файлом связаны некоторые метаданные. Например, у обычного документа Microsoft Word должно быть имя файла, а это важный образец метаданных. Кроме того, он содержит дату создания, дату последней модификации и может содержать дополнительные описательные данные.


SharePoint выявляет такие метаданные, встроенные в документы, и позволяет владельцам библиотек добавлять новые столбцы метаданных в библиотеки документов, где хранятся такие файлы.


В качестве примера рассмотрим связь между метаданными, хранимыми в документах Word и библиотеками с такими документами.

Например, файл Word имеет очень короткое название «Chem» и при добавлении в библиотеку не позволяет судить о содержимом файла без открытия приложения и чтения содержимого, а также затрудняет поиск информации из документа:


Как с помощью редактирования представления библиотеки решить эту проблему? Во вкладке «БИБЛИОТЕКА» в среде Office 365 выбираем «Изменить представление» и в открывающемся списке выбираем пункт «Изменение представления».

В появившемся окне в разделе «Столбцы» находим имя столбца «Название», помечаем желаемую позицию (в примере – шестая) и нажимаем кнопку ОК.


В шестой позиции добавился столбец «Название». Теперь можно судить о содержимом файла по названию.


Если в столбце не появилась информация-название, то в данном случае при сохранении файла в Word необходимо перейти во вкладку «ФАЙЛ» - «Сведения» и добавить (или изменить) информацию в поле «Название».



Для добавления метаданных непосредственно над текстом документа можно воспользоваться панелью области сведений о документе, для этого напротив пункта «Свойства» во вкладке «ФАЙЛ» открыть раскрывающийся список и выбрать пункт «Показать область сведений о документе»:



В появившейся панели «Свойства документа» заполнить все необходимые поля с метаданными.


Добавление сведений о файле на этапе создания облегчает работу с ними при размещении на сайтах SharePoint и, особенно, при поиске информации в среде Office 365.


Tags: #office365
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments